> ## Knowledge Base Index > Fetch the complete knowledge base index at: https://leasup.crisp.help/sitemap.xml > Use this file to discover available pages before exploring further. > Pure-Markdown content can be obtained by appending a '.md' suffix to the content URLs listed in the sitemap (without the trailing slash). # Factures - Saisie comptable et Suivi # ${color}[#013ff9](Factures - Saisie comptable et Suivi) ###### ${color}[#1d4fe7](1. De quoi s’agit-il ?) Le menu **Comptabilité → Factures** permet de **saisir, consulter et suivre les factures** enregistrées dans LEASUP. Cette fonctionnalité permet notamment de : * centraliser les factures liées aux contrats ; * suivre les montants facturés et leur évolution ; * retrouver rapidement une facture grâce aux filtres ; * exporter les données dans Excel pour des contrôles ou analyses complémentaires ; * rattacher le document PDF de la facture pour conserver la pièce justificative ;   | ⭐ RÉFLEXE LEASUP La facture ne doit pas être considérée uniquement comme une donnée comptable : lorsqu'elle est disponible, le PDF associé permet de conserver la preuve documentaire et de retrouver rapidement l'origine du montant enregistré. --- ###### ${color}[#1d4fe7](2. Saisir une Facture) **📍 Chemin d'accès : Menu à gauche → Comptabilité → Factures** Depuis cet écran, les factures peuvent être saisies et consultées dans un tableau de suivi. ${color}[#f28202](**__Etape 1  - Saisie de la Facture :__**) * Cliquer sur le bouton « + Nouvelle facture » situé à droite de l’écran   ***Les champs comportant une étoile \* sont obligatoires.***   __Saisir les informations générales :__   1. Saisir le « **n° de Facture** » 2. Sélectionner le « **site** » dans la liste déroulante 3. Sélectionner le « **contrat** » concerné par la facture dans la liste déroulante 4. Sélectionner le « **fournisseur** » dans le menu déroulant 5. Renseigner les « **date de facturation** », « **date de saisie** » ( par défaut, la date du jour est saisie) et « **date d’échéance** ». ***Ces dates ont une importance pour le suivi de factures.*** 6. Renseigner le « **statut** » de votre facture parmi les options proposées : * A traiter * En attente * Validée * Payée * Litige 7. - Cliquer sur « **Enregistrer** » || A NOTER : le statut peut être modifié par la suite en retournant sur la facture. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/3/c/1/1/3c11d6fa07188c00/image_1k5z4fx.png =546xauto) __Saisir les lignes de facturation :__ 1. sélectionner dans la liste déroulante la « **catégorie & sous-catégorie** » 2. Sélectionner le « **type** » de document dans la liste déroulante 3. Renseigner la « **période de facturation** » concernée 4. Saisir le « **montant HT** » 5. Sélectionner le « **taux de TVA** » applicable dans le menu déroulant 6. La zone « **commentaire** » permet d’apporter des précisions 7. Cliquer sur « **Enregistrer** » ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/3/c/1/1/3c11d6fa07188c00/image_1kgmd2s.png =444xauto) | 💡 ASTUCE LEASUP : A droite de chaque ligne de facturation, le « crayon » vous permet de modifier la ligne et la « poubelle » vous permet de supprimer la ligne. Pour des modifications sur l’ensemble des lignes de facturation, cliquer sur les 3 points « … » : * Possibilité de modifier la période sur toutes les lignes de facturation * Possibilité de supprimer toutes les lignes ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/3/c/1/1/3c11d6fa07188c00/image_s6yxbm.png =563xauto) ${color}[#f28202](\*\*)${color}[#f28202](__Etape 2  - Rattacher le PDF à la facture__)${color}[#f28202]( )📄\*\* Lorsqu'une facture est disponible sous format PDF, il est recommandé de **rattacher le document directement à la facture correspondante**. Le rattachement facilite notamment : * la vérification du montant saisi ; * la recherche de la facture ; * les contrôles comptables ; * la consultation ultérieure de la pièce justificative.   1. Cliquer sur l’icône « **documents** » à droite de l’écran 2. Cliquer sur « **ajouter un document** » en bas du nouvel écran 3. « **Déposer** » votre fichier concernant la facture ou bien cliquer sur « **sélectionner des fichiers** » pour rechercher sur votre réseau 4. Cliquer sur « **Enregistrer** » ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/3/c/1/1/3c11d6fa07188c00/image_19nctye.png)   ||| ⚠️ POINT DE VIGILANCE : Veiller à rattacher le bon PDF à la bonne facture. Le document doit être identifiable facilement et correspondre à la facture enregistrée dans LEASUP. | 💡 ASTUCE LEASUP : Possibilité de rattacher plusieurs documents à une facture.          *Par exemple : la facture de liquidation des charges et les documents justificatifs ou encore une facture de Taxe Foncière et l’avis d’imposition correspondant* | 💡 ASTUCE LEASUP : ${color}[#f12704](l’icône « double feuille » vous permet de dupliquer la facture !) --- ###### ${color}[#1d4fe7](3. Suivi des Factures) Le tableau d'affichage des factures permet de retrouver plus facilement les factures grâce aux filtres disponibles sur les colonnes. Les filtres peuvent notamment être utilisés pour : * cibler une période ; * retrouver les factures d’une division, d'un contrat ou d'un site ; * filtrer selon le statut des factures ; * filtrer les montants minimum ou maximum L'objectif est de ne pas avoir à parcourir l'ensemble des factures une par une ! ||| ⚠️ POINT DE VIGILANCE : Penser à réinitialiser les filtres ; LEASUP mémorise la dernière recherche par filtres. | ⭐ RÉFLEXE LEASUP Les filtres sont particulièrement utiles pour réaliser des contrôles ciblés : plutôt que d'exporter systématiquement toutes les données, commencer par filtrer directement dans LEASUP. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/3/c/1/1/3c11d6fa07188c00/image_1x8ikjp.png) --- ###### ${color}[#1d4fe7](4. Exporter les factures dans Excel) Le tableau des factures peut être **exporté dans Excel** et permettre de : * réaliser des contrôles complémentaires ; * effectuer des tris ou analyses spécifiques ; * partager une extraction avec d'autres interlocuteurs ; * conserver une extraction à une date donnée ; * travailler sur un périmètre de factures préalablement filtré.   | 💡 ASTUCE : Lorsque les filtres ont été appliqués avant l'export, vérifier que l'extraction correspond bien au périmètre souhaité. --- ###### ${color}[#1d4fe7](5. Accéder aux factures depuis le Contrat) Il est également possible d'accéder aux factures **directement depuis le contrat concerné**. Cette possibilité est particulièrement pratique lorsqu'on travaille déjà sur un contrat et que l'on souhaite consulter les factures qui lui sont associées sans repasser par le menu général Comptabilité → Factures. **🔗 2 logiques de consultation :** * **__Depuis le menu Comptabilité → Factures__** __→__ approche globale : rechercher et suivre les factures sur l'ensemble du portefeuille. * **__Depuis le contrat__** __→__ approche ciblée : consulter directement les factures liées au contrat en cours. 1. Soit en cliquant sur l’icône « **factures** » situé en haut à droite de votre écran ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/3/c/1/1/3c11d6fa07188c00/image_cs72db.png =810xauto) 2. Soit dans le suivi financier du contrat : **Contrat → Finance → Loyers et charges fixes** Dans le tableau **« Détails des calculs par année »**, les factures comptabilisées peuvent être consultées **__en cliquant sur le montant dans la colonne « facturé ».__** Un nouvel écran apparaît et vous permet d’accéder à la facture. Cette vue est particulièrement utile pour faire le lien entre : **le contrat → le loyer ou la charge → la facture → le document justificatif.** ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/3/c/1/1/3c11d6fa07188c00/image_y37okw.png =723xauto) *📌 **Exemple :** Vous constatez dans le tableau des « **détails des calculs par année »** un montant que vous ne comprenez pas et vous souhaitez vérifier le détail dudit montant. Vous pouvez ainsi passer de la donnée financière à la pièce comptable associée* ### ${color}[#f97901](RESUME :  Les 3 façons de retrouver une facture) Selon le besoin, plusieurs portes d'entrée sont donc possibles : | **Besoin** | **Accès recommandé** | | Rechercher plusieurs factures | **Comptabilité → Factures** | | Faire un suivi ou une analyse globale | **Comptabilité → Factures + filtres** | | Extraire les données | **Comptabilité → Factures → Export Excel** | | Retrouver une facture d'un contrat précis | **Raccourci depuis le contrat** | | Vérifier une facture à partir d'un montant de loyer ou de charge | **Contrat → Finance → Loyers et charges fixes** | | Vérifier la pièce justificative | **Facture → PDF rattaché** | --- ###### ${color}[#1d4fe7](6. Vérification des Factures) Pour les méthodes de vérification des factures, se référer à l’article « ${color}[#0434f6](***Où vérifier une facture ?***) » | ⭐ ASTUCE LEASUP – Factures dupliquées Lorsqu’une facture est saisie par duplication, si la facture précédente a été vérifiée et validée comme conforme, et que la facture suivante est strictement identique, il n’est pas nécessaire de refaire l’ensemble des vérifications. 👉 Vous pouvez vous appuyer sur le contrôle effectué sur la facture précédente. ||| ⚠️ À NOTER : Une vérification reste toutefois nécessaire en cas d’indexation, afin de s’assurer que le nouveau montant appliqué correspond bien à l’évolution prévue au contrat. --- || 📌 À RETENIR : - Saisir les factures depuis Comptabilité → Factures. - Utiliser les filtres du tableau pour faciliter le suivi et les contrôles. - Exporter dans Excel lorsque des analyses ou traitements complémentaires sont nécessaires. - Rattacher le PDF de la facture pour conserver la pièce justificative. - Utiliser le raccourci depuis le contrat pour retrouver rapidement ses factures. - Depuis Contrat → Finance → Loyers et charges fixes, utiliser le tableau « Détails des loyers et charges fixes » pour retrouver et consulter la facture associée à un élément financier.