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# FICHE METIER : Charges Fixes & Forfaitaires

# ${color}[#0414f6](FICHE METIER : Charges Fixes & Forfaitaires)

_Cette fiche constitue principalement un support pédagogique et opérationnel pour l'utilisation de LEASUP._
_Les modalités de facturation des charges sont définies par les stipulations contractuelles applicables au bail. Le paramétrage dans LEASUP doit donc être effectué à partir du bail et de ses éventuels avenants._
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### ${color}[#385ef5](1-De quoi s’agit-il  ?)

Dans le cadre d’un bail, les **charges** correspondent aux sommes mises à la charge du preneur en complément du loyer, selon les dispositions prévues au bail.
Elles peuvent être déterminées selon différents modes de calcul. Dans LEASUP, il est donc important d’identifier précisément **la nature de la charge et sa règle de calcul**, afin de permettre un suivi fiable des montants et de leurs éventuelles évolutions.

__Les charges peuvent notamment être :__
* **fixes et forfaitaires** : un montant déterminé à l’avance ;
* **fixes mais indexées** : un montant de référence évoluant selon un indice ou une variation ;
* **calculées en % du loyer** ;
* **calculées en % d’un autre coût fixe** ;
* **calculées en €/m²**.

| ⭐ REFLEXE LEASUP : Avant de renseigner une charge, identifier systématiquement :
| 👉 son mode de calcul
| 👉 sa base de calcul
| 👉 son montant ou taux
| 👉 sa périodicité et sa prise d’effet
| 👉 et, lorsqu’elle existe, sa règle d’évolution


|| 💡 ASTUCE : Penser à rattacher votre clause du bail au coût de charges !

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### ${color}[#385ef5](2-Charges - Montant fixe / Forfait)

**🔎 Principe**
Le **forfait de charges fixes** correspond à un montant déterminé contractuellement, qui ne dépend pas d'un indice, d'un pourcentage ou de la surface du local.
Le montant est donc connu à l’avance et reste identique pendant la période prévue au contrat, sauf modification contractuelle.

**🖥️ Paramétrage dans LEASUP**

👉 Dans le contrat, onglet « **finance** », onglet « **loyers et charges fixes** »

1. Cliquer sur le « **+** » à droite de l’écran pour créer la charge
2. Sélectionner le type de coût : « **Charges communes »**
3. Sélectionner le type de montant : « **Montant forfaitaire** »
4. Sélectionner la « **périodicité »**
5. Saisir le « **montant contractuel »** en lien avec la périodicité ( si la périodicité est annuelle, saisir le montant annuel du forfait mais si la périodicité est mensuelle, saisir le montant mensuel etc…)
6. Sélectionner dans la liste « **le ou les lot(s) »** concernés par le forfait
7. Renseigner le « **libellé »** souhaité ( pour une meilleure lisibilité, indiquer **FORFAIT CHARGES** )
8. Renseigner les « **dates de début et de fin »** du forfait ( il peut être limité dans le temps selon les conditions contractuelles)
9. Zone « **Commentaire** » vous permet d’apporter des précisions sur la nature du forfait ou les exclusions etc…
10. Zone « **Référence** » permet d’indiquer le **n° de page du bail** afin de faciliter les recherches et de retrouver rapidement l’information dans le document si nécessaire.
11. Cliquer sur « **Enregistrer** »

![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/3/c/1/1/3c11d6fa07188c00/image_1bob8s3.png =862xauto)

||| ⚠️ POINT DE VIGILANCE :  Un forfait de charges ne doit pas être assimilé à une provision sur charges.

Un forfait correspond à un montant contractuellement déterminé, tandis qu’une provision peut être appelée à titre provisionnel et faire l’objet d’une régularisation selon les modalités prévues au bail.

${color}[#fc0303](**IMPORTANT :**)${color}[#f90b0b](il  ne doit pas y avoir d’écart entre les facturations et les montants théoriques calculés)

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### ${color}[#256af4](3-Forfait de charges indexé - par indice)

**🔎 Principe**
Le **forfait de charges indexé** repose sur un montant de référence qui évolue périodiquement selon un indice défini contractuellement. Il permet ainsi de faire évoluer le forfait sans avoir à définir          un nouveau montant manuellement à chaque échéance. Il faut donc identifier le montant initial, l'indice utilisé, la période ou fréquence de révision, la date de référence, la valeur d'indice de référence et les modalités de calcul prévues au contrat.

|| 💡 ASTUCE : Ne pas saisir uniquement le montant actuellement facturé : conserver le montant de référence et la règle d’évolution permet de sécuriser le calcul des prochaines échéances.

**🖥️ Paramétrage dans LEASUP**

👉 reprendre le __**paramétrage mentionné au point 2**__ et continuer ainsi :

1. En dessous du paramétrage de votre plafond, cliquer sur l’onglet « **révision** » et sélectionner la méthode « **par indice** »
2. Sélectionner la « **fréquence** » souhaitée
3. Dans la liste déroulante, sélectionner  « **la périodicité** »
4. Sélectionner la « **date de révision »** parmi les éléments proposés :
   * Date anniversaire du coût
   * 1er jour de la période ( soit le 1er janvier si période annuelle, ou le 1er du trimestre si période trimestrielle etc…)
5. Sélectionner la « **date de fin »** dans le menu déroulant ( si aucune précision dans le bail, sélectionner l’option « pas de date de fin » )
6. Sélectionner « **l’indice retenu »** dans la liste déroulante
7. Sélectionner les « **indices de référence »** et les « **indices de comparaison »** dans les menus déroulants
8. Cliquer sur « **Enregistrer** »

![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/3/c/1/1/3c11d6fa07188c00/image_1r5rc3d.png =813xauto)
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### ${color}[#256af4](4-Forfait de charges indexé - par variation)

**🔎 Principe**
Le contrat peut prévoir une évolution du forfait de charges en fonction d’une **variation en %,** sans nécessairement retenir une indexation classique.
**_Par exemple :_** _un forfait de charges de 10 000 € HT/an qui évoluera de 2% par an._

**🖥️ Paramétrage dans LEASUP**

👉 reprendre le __**paramétrage mentionné au point 2**__ et continuer ainsi :

1. En dessous du paramétrage de votre plafond, cliquer sur l’onglet « **révision** » et sélectionner la méthode « **par variation** »
2. Sélectionner « **fréquence** » souhaitée
3. Dans la liste déroulante, sélectionner  « **la périodicité** »
4. Sélectionner la « **date de révision »** parmi les éléments proposés :
   * Date anniversaire du coût
   * 1er jour de la période ( soit le 1er janvier si période annuelle, ou le 1er du trimestre si période trimestrielle etc…)
5. Renseigner la « **date de la 1ère révision »**
6. Sélectionner la « **date de fin »** dans le menu déroulant
7. Sélectionner « **le type de variation »** selon les types proposés :
   * % sur montant fixe
   * % sur montant majoré
   * Montant forfaitaire
8. Renseigner la « **valeur de la majoration** en % »
9. Cliquer sur « **Enregistrer** »

![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/3/c/1/1/3c11d6fa07188c00/image_sgsha.png =904xauto)
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### ${color}[#256af4](5-Charges fixes - Exprimé en €/m²)

**🔎 Principe**
Certaines charges sont calculées en fonction de la **surface de référence du local**. Le montant est alors exprimé en **€/m²**, puis multiplié par la surface retenue contractuellement.
Il ne faut pas nécessairement prendre la simple surface brute du local. Le bail peut prévoir :
* une surface locative ;
* une surface utile ;
* une surface pondérée ;
* une surface commerciale ;
* une surface incluant certaines annexes ;
* une surface excluant certaines zones ( réserves, mezzanines…)

**_Exemple : Contribution Fonds Marketing ou Cotisation GIE / Association des commerçants_**

| ⭐ REFLEXE LEASUP : Toujours vérifier la définition contractuelle de la surface servant au calcul.

||| ⚠️ Point de vigilance : la pondération des surfaces

Le bail peut prévoir une pondération de la charge en fonction de la nature ou de l'utilisation des espaces. Certaines surfaces ne doivent pas nécessairement être prises en compte à 100 %.

||| **⚠️** Cas particulier des Mezzanines : La mezzanine constitue un cas particulier à surveiller.

Selon les stipulations du bail et la méthode de calcul retenue, elle peut :
* être incluse à 100 % ;
* être pondérée ;
* être exclue

||| ⚠️ Cas particulier des Réserves : Les réserves peuvent également faire l’objet d’une pondération particulière, différente de celle de la surface de vente.

__**À noter :**__ pour les fonds marketing ou les cotisations des associations de commerçants, les réserves sont généralement exclues. En revanche, pour d’autres types de charges, elles sont le plus souvent prises en compte avec une pondération.


**🖥️ Paramétrage dans LEASUP**

👉 Dans le contrat, onglet « **finance** », onglet « **loyers et charges fixes** »

1. Cliquer sur le « **+** » à droite de l’écran pour créer la charge
2. Sélectionner le « **type de coût »** concerné dans la liste déroulante ( Marketing, GIE…)
3. Sélectionner le type de montant : « **Montant/Surface**»
4. Sélectionner la « **périodicité** »
5. Saisir le « **montant contractuel** » en lien avec la périodicité et l’unité de surface ( si la périodicité est annuelle, saisir le montant annuel du plafond mais si la périodicité est mensuelle, saisir le montant mensuel etc…)
6. Cliquer sur « **Ajoutez les lots et surfaces concernés** »
7. Sélectionner **le lot avec la surface** servant au calcul de la charge dans la liste déroulante
8. En cas de pondération, sélectionner l’option retenue dans le type de pondération et saisir soit une valeur (en m²) , soit un pourcentage (%).
9. Renseigner le  « **libellé** » souhaité ( Fonds Marketing, Cotisation GIE…. )
10. Renseigner les « **dates de début et de fin** » de la charge ( il peut être limité dans le temps selon les conditions contractuelles)
11. Zone « **Commentaire** » permet d’apporter des précisions sur la nature de la charge, les éventuelles exclusions, ainsi que sur le calcul effectué pour déterminer la surface pondérée renseignée dans le champ « Valeur ».
12. Zone « **Référence** » permet d’indiquer le **numéro de page du bail** afin de faciliter les recherches et de retrouver rapidement l’information dans le document si nécessaire.
13. Cliquer sur « **Enregistrer** »

|| 📌A NOTER : la clause de votre bail peut également prévoir que cette charge puisse être indexée selon une formule précise ou alors calquée sur l’indexation d’un autre coût. Dans ce cas, ne pas oublier de paramétrer la révision. Se référer au paramétrage mentionné au montant indexé par indice ou par variation selon le cas

![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/3/c/1/1/3c11d6fa07188c00/image_r2xznw.png =766xauto)
||| ⚠️ POINT DE VIGILANCE **- Moteur de révision !** Si vous sélectionnez le « **moteur de révision »** afin de reproduire sur un autre coût, par exemple le fonds marketing, les évolutions appliquées au loyer, LEASUP reprendra **l’ensemble des évolutions du loyer** : l’indexation ; l’actualisation et, le cas échéant, les options avancées.

Il est donc important de vérifier que les modalités d’évolution du coût suivi sont **identiques à celles du loyer**.

**_Exemple :_** _si le fonds marketing est indexé de la même manière que le loyer, mais qu’il n’est pas actualisé, ne sélectionnez pas le moteur de révision du loyer. Dans ce cas, il convient_ 		_de ressaisir directement la clause d’indexation applicable au fonds marketing._
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### ${color}[#256af4](6-Charges fixes - Exprimé en % du loyer ou d'un autre coût fixe)

**🔎 Principe**
Certaines charges ne sont pas exprimées sous la forme d’un montant fixe, mais sous la forme d’un **% appliqué à une base déterminée** telle que le Loyer. 	
_Ex._ **_Honoraires de Gestion Technique_**

Une charge peut également être calculée en **% d'une autre charge** ou d’un autre coût de référence. 
E_x._ **_Honoraires de Gestion s/Charges_**

**🖥️ Paramétrage dans LEASUP - % du loyer**

👉 Dans le contrat, onglet « **Finance** », onglet « **Loyers et charges fixes** »

1. Cliquer sur le « **+** » à droite de l’écran pour créer la charge
2. Sélectionner le type de coût : « **Charges communes** »
3. Sélectionner le type de montant : « **% d’un coût fixe** »
4. Sélectionner la « **périodicité** »
5. Sélectionner le « **coût fixe** » concerné à partir duquel la charge sera calculée ( loyer, provisions de charges etc….)
6. Saisir le « **pourcentage** » appliqué
7. Sélectionner « **le ou les lots** » concernés dans la liste déroulante
8. Renseigner le « **libellé** » souhaité
9. Renseigner les « **dates de début et de fin** »
10. Zone « **commentaire** » vous permet d’apporter des précisions.
11. Zone « **Référence** » permet d’indiquer le **n° de page du bail** afin de faciliter les recherches et de retrouver rapidement l’information dans le document si nécessaire.
12. Cliquer sur « **Enregistrer** »

![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/3/c/1/1/3c11d6fa07188c00/image_9em3w.png)
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### ${color}[#256af4](7-Charges fixes - Exprimé en % du Chiffre d'Affaires ou en fonction d'une autre donnée financière)

**🔎 Principe**
Certains contrats peuvent prévoir une charge en fonction du chiffre d'affaires mais aussi en fonction d’une autre donnée financière.

||| ⚠️ Attention à la période du chiffre d’affaires de référence ! Il faut identifier la période retenue pour calculer le plafond soit l’année civile, soit exercice précédent.

||| ⚠️ Point de vigilance : penser à renseigner les données financières en amont pour pouvoir sélectionner la variable de déclenchement.

|| 📌A NOTER : la variable de déclenchement du calcul de la charge et l’assiette de calcul peuvent être différents. (Par exemple, la variable de déclenchement peut être le chiffre d’affaires mais la charge sera calculée en fonction d’une autre donnée financière comme une consommation énergétique )


**🖥️ Paramétrage dans LEASUP**

👉 Dans le contrat, onglet « **Finance** », onglet « **Loyers et charges variables** »

1. Cliquer sur le « **+** » à droite de l’écran pour créer la charge
2. Sélectionner le type de coût : « **Charges communes** »
3. Sélectionner la catégorie « **additionnel** »
4. Sélectionner la « **périodicité** »
5. Renseigner le « **libellé** » souhaité
6. Sélectionner « **la variable de déclenchement** » ( soit Chiffre d’Affaires HT déclaré ou une autre donnée financière ) à partir de laquelle la charge sera calculée
7. Sélectionner « **l’année de référence de la variable** » de déclenchement donc soit l’année N ou N-1
8. Sélectionner « **l’assiette de calcul** » parmi les options proposées :
   * % variable de déclenchement
   * % d’une autre donnée financière
   * Forfaitaire
   * Multiple d’une donnée financière
9. Sélectionner le « **coût fixe en déduction** » dans la liste déroulante si vous concerné
10. Sélectionner le « **montant de base** » parmi les éléments proposés
11. Choisir la condition « **simple** » car il s’agit d’un taux unique appliqué sur une donnée
12. Renseigner la « **valeur** » du taux appliqué en %
13. Renseigner les « **dates de début et de fin** » de la charge ( il peut être limité dans le temps selon les conditions contractuelles)
14. Zone « **commentaire** » vous permet d’apporter des précisions
15. Zone « **Référence** » permet d’indiquer le **n° de page du bail** afin de faciliter les recherches et de retrouver rapidement l’information dans le document si nécessaire.
16. Cliquer sur « **Enregistrer** »
![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/3/c/1/1/3c11d6fa07188c00/image_1pbvwjw.png)
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| ⭐ LA RÈGLE D'OR - Un forfait de charges ne se résume pas à un chiffre.
| _Pour être correctement suivi dans LEASUP, il faut connaître son montant ou son taux, son unité, son assiette, son mode d'évolution, sa période de référence et, lorsqu'il est exprimé en €/m², la surface contractuellement retenue et sa pondération. Une mezzanine, une réserve ou une autre surface annexe peut être pondérée différemment de la surface principale : la surface physique ne doit donc pas être assimilée automatiquement à la surface de calcul._