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# Indexation d'un coût fixe - Les Bases

# ${color}[#1808fd](Indexation d'un coût fixe - Les Bases)

### ${color}[#346ff9](1/ De quoi s’agit-il ?)
L’**indexation** permet de faire évoluer automatiquement un loyer en fonction de l’évolution d’un **indice de référence prévu dans le bail**.
Dans LEASUP, la clause d’indexation est essentielle : elle permet à l’outil de reconstituer l’évolution du loyer au fil du temps et de calculer les prochaines échéances selon les règles prévues au contrat.
Elle peut concerner notamment :
* un **loyer** ;
* certaines **charges** ;
* une **garantie**, selon les modalités prévues dans le contrat.

| ⭐ RÉFLEXE LEASUP : La clause d’indexation doit être renseignée à partir du bail ou de l’avenant. C’est ce document qui permet de déterminer les règles à appliquer
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### ${color}[#346ff9](2/ )${color}[#2d66eb](Prérequis)
Avant de commencer, réunissez les informations nécessaires.

**📄 1. Avoir le document contractuel :** Munissez-vous du bail, avenant ou document juridique contenant la clause d’indexation.

**💰 2. Vérifier que le montant à indexer existe dans LEASUP :** Le loyer ou la charge à indexer doit avoir été créé dans le contrat.
Si ce n’est pas encore le cas, commencez par créer le loyer ou la charge et associez-le aux lots concernés.

**📅 3. Identifier la bonne date d’effet :** Il faut connaître la date d’effet du loyer ou de la charge à indexer.

||| ⚠️ POINT DE VIGILANCE : On parle bien ici de la date d’effet du loyer, et non nécessairement de la date d’effet du contrat. 													Les deux dates peuvent être identiques, mais ce n’est pas obligatoire.
**Exemple :** _Un contrat peut prendre effet au 1er juin, alors qu’un nouveau loyer ou une nouvelle charge n’entre en vigueur que plusieurs mois plus tard._
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### ${color}[#346ff9](3/ )${color}[#2d66eb](Où renseigner l'indexation dans Leasup ?)

**📍 Chemin d’accès :**  Depuis le contrat concerné, onglet « **finance** » puis onglet « **Loyers et charges fixes** »

1. Si le montant existe déjà, ouvrez sa fiche avec l’icône **Consulter 👁️**
2. Cliquer sur l’onglet « **révision** » dans le formulaire en dessous du loyer ou de la charge
3. Cliquez sur « **Par indice » ou « Par variation »** s’il s’agit d’une évolution fixe en %
4. Sélectionner la « **fréquence** »
5. Dans la liste déroulante, sélectionner le « **périodicité** »
6. Sélectionner la « **date de révision** » parmi les éléments proposés.
7. Renseigner la « **date de fin** » si précisée dans le bail. Sinon, appliquer « pas de date de fin » par défaut
8. Configurer « **l’indice de révision** » :
   * Sélectionner l’indice retenu dans la liste déroulante
   * Sélectionner l’indice de référence et l’indice de comparaison dans les menus déroulants
9. La zone « **commentaire** » vous permet d’apporter des précisions et notamment la page de référence du bail où la clause d’indexation est mentionnée.
10. Cliquer sur « **enregistrer** »
![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/3/c/1/1/3c11d6fa07188c00/image_j78m9c.png =713xauto)
|| 📌 À RETENIR : Une indexation est toujours rattachée à un loyer, une charge. Il faut donc commencer par vérifier que l’élément à indexer est correctement créé.
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### ${color}[#346ff9](4/ )${color}[#2d66eb](Les éléments essentiels d'une indexation)
Lors de la création, LEASUP vous demande de renseigner plusieurs éléments permettant de reproduire la règle prévue dans le bail.

${color}[#f05e0f](**I. La date de révision**)
La première question est de déterminer quand l’indexation doit intervenir. LEASUP propose notamment plusieurs possibilités :

**📅 Date anniversaire du coût :** L’indexation intervient à la **date anniversaire de la prise d’effet** du loyer ou de la charge.
**Exemple :** _Loyer à effet au 1er avril → indexation annuelle au 1er avril._

**📅 1er jour de la période :** L’indexation intervient au début de la période définie.
Selon le paramétrage, il peut par exemple s’agir du 1er jour du mois, du 1er janvier ou du premier jour d’un trimestre.

**📅 Date spécifique :** La date d’indexation est déterminée par une date précise prévue dans le bail, associée à la périodicité choisie.
**Exemple** : _Le loyer a une date d’effet au 25/03/2020 mais est indexé annuellement tous les 1_*er* _Avril_

**📅 Date de 1**__ère__ **révision :** Ce champ est **automatiquement renseigné par LEASUP**, sauf dans le cas d’une **date spécifique**, qui nécessite une saisie manuelle.

||| ⚠️ POINT DE VIGILANCE : La date proposée par LEASUP doit toujours être vérifiée au regard du bail.
LEASUP applique la règle générale correspondant au paramétrage sélectionné, mais il ne peut pas identifier automatiquement une disposition particulière prévue dans la clause contractuelle.

**🔎 Exemple :** _Le bail prévoit exceptionnellement une première indexation à une date décalée par rapport à la règle habituelle. Dans ce cas, la date proposée automatiquement par LEASUP devra être corrigée pour respecter la disposition contractuelle =>  Votre bail prend effet le_ **_14/04/2020_** _et prévoit une indexation au_ **_1er janvier_**_. Toutefois, il précise exceptionnellement que la_ **_première indexation aura lieu le 01/01/2022_**_. Si vous sélectionnez dans LEASUP_ **_« 1er jour de la période »_**_, le logiciel calculera automatiquement la première date d’indexation au_ **_01/01/2021_**_. Cette date ne correspondant pas aux dispositions prévues dans le bail, vous devez sélectionner_ **_« Date spécifique »_** _afin de pouvoir saisir manuellement la date prévue au contrat, soit le_ **_01/01/2022_**_._

| ⭐ RÉFLEXE LEASUP : Ne considérez pas la date proposée automatiquement comme nécessairement exacte. ${color}[#ff0000](Vérifiez systématiquement la date de 1ʳᵉ révision avec la clause du bail et corrigez la si nécessaire.)

${color}[#f05e0f](**II. Choix de l'Indice**)
Le bail prévoit normalement l’indice utilisé pour l’indexation. La liste proposée dans LEASUP permet de sélectionner l’indice correspondant à la clause.

Dans les baux commerciaux, on rencontre notamment :
* **ILC** – Indice des Loyers Commerciaux ;
* **ICC** – Indice du Coût de la Construction ;
* ainsi que d’autres indices selon les contrats et les situations ( ILAT, IPCS, BT01 etc….)

${color}[#f05e0f](**III. Indice de Référence**)
L’indice de référence correspond à l’indice de départ utilisé pour calculer l’évolution du loyer.

Le bail peut par exemple prévoir « le dernier indice publié à la date d’effet ». Dans ce cas, il faut identifier dans LEASUP l’indice qui correspond à cette règle.

||| ⚠️ POINT DE VIGILANCE : Il ne suffit pas de regarder uniquement la valeur de l’indice.																				 Lorsque plusieurs indices sont disponibles, il faut également vérifier leur date de publication afin de sélectionner celui qui correspond réellement à la rédaction du bail.

${color}[#f05e0f](**IV. Indice de Comparaison**)
L’indice de comparaison permet de déterminer avec quel indice l’indice de référence doit être comparé lors de l’indexation.
Parmi les règles couramment rencontrées, on peut notamment trouver :
* Même trimestre année suivante , souvent utilisé lorsque l’indexation intervient à la date anniversaire de la date d’effet du bail,
* Dernier indice publié à la date d’indexation ; utilisé généralement lorsque l’indexation intervient au 1er jour d’une période, par exemple au 1er janvier
* un trimestre précis, par exemple 2T.N-1 ou 1T.N.

||| ⚠️ POINT DE VIGILANCE : Le choix doit correspondre à la rédaction exacte du bail. 																						Si le bail indique précisément le trimestre ou la période à utiliser, il faut reproduire cette règle dans LEASUP.

${color}[#f05e0f](**V. Révision par Variation**)
La révision par variation consiste à faire évoluer le montant du loyer en fonction d’un variation en % entre deux périodes de référence.
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### ${color}[#346ff9](5/ )${color}[#2d66eb](Vérifier le résultat de l'indexation)
Une fois l’indexation enregistrée, ne vous arrêtez pas au paramétrage.

**=> Vérifier l’évolution :** Cliquer sur l’icône **« historique » ( diagramme en bâtons)** en bout de ligne pour consulter l’évolution du loyer ou de la charge.

Vérifier notamment :
* les montants calculés ;
* les dates d’indexation ;
* les indices utilisés ;
* la cohérence avec les montants réellement facturés.

||| ⚠️ POINT DE VIGILANCE : Si le résultat de l’indexation ne correspond pas au montant indiqué sur la facture ou dans le bail, ${color}[#f90101](ne validez pas immédiatement l’indexation.)

Vérifier une nouvelle fois le paramétrage dans LEASUP en le comparant avec les dispositions du bail, afin de vous assurer qu’aucune erreur de saisie ou de paramétrage n’est à l’origine de l’écart.
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### ${color}[#346ff9](6/ )${color}[#2d66eb](Cas particulier : l'indexation triennale contractuelle)
L’indexation triennale contractuelle est une clause prévue directement dans le bail. Elle permet de faire évoluer le loyer **tous les 3 ans**, selon un indice et une formule de calcul définis contractuellement. Le bail précise notamment :
* la fréquence de l’indexation : ici, tous les 3 ans ;
* le type d’indice retenu : ILC, ILAT, ICC, etc. ;
* l’indice de référence ;
* l’indice de comparaison ;
* la date ou le moment de l’indexation ;
* la formule de calcul du nouveau loyer.

**💻 Dans LEASUP**
Lors du paramétrage, vérifier attentivement les dispositions prévues au bail, notamment :
1. la périodicité de 3 ans ;
2. le type d’indice ;
3. les trimestres ou périodes de référence ;
4. la date de première indexation ;
5. la formule de calcul ;
6. les éventuelles dispositions particulières prévues dans la clause.

| ⭐ RÉFLEXE LEASUP : Une indexation triennale peut ressembler, dans son principe, à une révision triennale puisqu’elle intervient tous les trois ans. 							${color}[#ff0000](Mais le mécanisme n’est pas le même !)

Avant de paramétrer ou de contrôler une évolution de loyer, identifiez toujours l’origine de l’évolution : révision triennale légale ou indexation contractuelle.

||| ⚠️ POINT DE VIGILANCE : REVISION TRIENNALE LEGALE ou INDEXATION TRIENNALE CONTRACTUELLE ?

Ces deux mécanismes peuvent tous les deux entraîner une évolution du loyer tous les trois ans, mais ils ne fonctionnent pas de la même manière.

|  | ${color}[#0522ff](**Révision triennale légale**) | ${color}[#0522ff](**Indexation triennale contractuelle**) |
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| **Origine** | Prévue par le statut des baux commerciaux  (encadrée par articles L145-37 à L145-39 | Prévue par une clause d’indexation du bail |
| **Principe** | Permet de demander une révision du loyer à l’issue d’une  période minimale | Prévoit une évolution du loyer selon une périodicité et des modalités |
| **Fréquence** | Au plus tôt 3 ans après la dernière révision ou fixation du loyer | Tous les 3 ans si le bail prévoit cette périodicité |
| **Déclenchement** | La révision doit être demandée dans les conditions prévues par la | L’évolution intervient **automatiquement** selon le mécanisme prévu par la |
| **Indice** | Indice applicable selon les règles légales en vigueur | Indice expressément prévu dans le bail |
| **Calcul** | Calcul encadré par les règles de la révision triennale, notamment en matière de plafonnement | Calcul selon la formule prévue dans la clause d’indexation |
| **Plafonnement** | Le mécanisme légal de plafonnement peut s’appliquer, avec des possibilités | Il faut appliquer les modalités prévues par la clause, sous réserve |

**💡 À NOTER : AVANTAGES DE LA RÉVISION TRIENNALE**
À l’approche des 3 ans, pensez donc à **analyser l’opportunité d’une demande de révision**, notamment lorsque les indices ont évolué à la baisse.
Par exemple, si plus de trois ans se sont écoulés depuis la dernière fixation du loyer et que la variation de l’indice est défavorable au bailleur, le **preneur peut avoir intérêt à solliciter** 			**une révision à la baisse**, sous réserve du respect des conditions légales applicables.
A noter également que la révision triennale n’est pas rétroactive !

| ⭐ RÉFLEXE LEASUP : Avant tout paramétrage, ne vous fiez pas uniquement à la périodicité de 3 ans !

Un loyer qui évolue tous les trois ans peut correspondre :
* à une révision triennale légale ;
* ou à une indexation triennale prévue au contrat.

👉 **Commencez toujours par identifier le mécanisme prévu dans le bail**, puis paramétrez LEASUP en conséquence.
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### ${color}[#346ff9](7/ )${color}[#2d66eb](En cas d'erreur....)
Si une erreur est constatée :
1. Cliquer sur l’icône « **Crayon »** en bout de ligne de la révision
2. Modifier le paramétrage concerné.
3. Enregistrer.
4. Vérifier à nouveau le résultat avec l’icône **« historique »**

|| 💡 ASTUCE : En cas d’écart entre le montant calculé dans LEASUP et celui figurant sur la facture, comparez la facture avec le bail et le paramétrage enregistré dans LEASUP.

Vérifiez notamment :
* le loyer de départ ;
* la date de première indexation ;
* le type d’indice prévu au bail : ILC, ICC, ILAT, etc. ;
* la valeur des indices utilisés : par exemple, indice du 2ᵉ ou du 3ᵉ trimestre ;
* la périodicité de l’indexation.

Ce contrôle permet de déterminer rapidement si l’écart provient de la facture du bailleur, du paramétrage dans LEASUP ou d’une disposition particulière du bail.
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### ${color}[#346ff9](8/ )${color}[#2d66eb](Les erreurs les plus fréquentes)

**❌Confondre date d’effet du contrat et date d’effet du loyer** 
_La date à utiliser est celle du montant à indexer._

**❌** **Ne pas vérifier la première date d’indexation**
_La date calculée automatiquement doit être confrontée au bail._

**❌** **Choisir le mauvais indice de référence**
_La valeur de l’indice ne suffit pas : il faut respecter la règle de publication prévue au contrat._
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### ${color}[#346ff9](9/ )${color}[#2d66eb](FAQ)

${color}[#ff7605](**1. 🔎 Que faire si le bail ne prévoit aucun indice ?**)
Si le bail prévoit une évolution du loyer mais ne mentionne aucun indice, ne sélectionnez pas un indice au hasard dans LEASUP !
Commencer par vérifier l’ensemble des documents contractuels : avenants, actes de renouvellement, protocoles ou autres documents pouvant compléter ou modifier le bail.
Si aucun document ne permet d’identifier l’indice à utiliser, ce qui est rare mais possible, optez pour le dernier indice publié à la date d’effet comme indice de référence et pour l’indice de comparaison, choisir en fonction de la question suivante et de la date d’effet de l’indexation !
**A NOTER :** pour les contrats antérieurs à 2008, l’indice ICC sera généralement appliqué. A compter de 2009, l’indice ILC sera retenu.

${color}[#ff7605](**2. 🔎 Que faire si le bail ne prévoit aucun indice ?**)
Il peut également arriver que le bail indique un indice de référence, sans préciser explicitement l’indice de comparaison, ou inversement. Cette situation est plus fréquente qu’on ne le pense.
Dans la mesure où l’article L.112-1 du Code Monétaire et Financier s’applique, il convient de retenir que :
* Si votre indexation est prévue au 1er janvier ou à une date spécifique => retenir le dernier indice publié à la date de révision
* Si votre indexation est prévue à la date anniversaire d’effet du bail => retenir l’indice du même trimestre de l’année suivante

| ⭐ RÈGLE D’OR LEASUP 																																		Ne jamais paramétrer une indexation « au feeling » : on part du loyer à indexer, de sa date d’effet et surtout de la clause du bail, puis on vérifie que le résultat obtenu dans LEASUP correspond à la réalité contractuelle.









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