CORRIGER VOTRE MATRICE D'IMPORT COMPTABLE

Cet article a pour vous objectif de vous aider à comprendre et corriger les valeurs des cellules qui contiennent des erreurs ou des incohérences et bloquent par conséquent le processus d'import de votre donnée comptable.

Vous avez dans un premier temps :

Généré votre matrice d'import
Complété la matrice avec votre donnée comptable en respectant le format de saisie
Lancé la validation de la Matrice

Si votre donnée n'a pas pu être importée et que votre matrice d'import affiche désormais un statut Erreur sur la matrice c'est que le vérificateur de donnée leasup a détecté des anomalies.



Vous noterez en effet que les cellules de votre tableur se sont colorées en VERT, BLEUE, ou ROSE.





👉 Toutes les cellule VERTES ou BLEUES sont valides et validées.
👉 Toutes les cellules ROSE nécessitent une rectification.


Il y a 2 façons de rectifier les inexactitudes détectées avant de pouvoir "relancer la validation" de votre Matrice.

Corriger directement dans la Matrice la donnée des cellules ROSES en cliquant sur Lien vers la matrice



ET/OU

Mettre à jour votre interface Leasup pour vous assurez que les données comptables saisies dans la matrice puissent être correctement interprétées.




Dans un cas comme dans l'autre c'est le message d'erreur qui s'affiche lorsque vous cliquez sur une cellule ROSE, qui est l'indicateur de l'action à mener.

EXEMPLE:






LES 5 RÈGLES D'OR DE L'IMPORT COMPTABLE LEASUP

1️⃣ Une facture ne peut concerner qu’une seule boutique

2️⃣ Une facture est constituée d’une ou de plusieurs lignes de charges (loyer, GIE, taxes, charges courantes…). Toutes ces lignes sont rattachées à la même facture par le biais de ce que l’on appelle dans la matrice le Numéro Facture Comptabilité

3️⃣ Les différentes lignes de charges d’une facture sont affectées à un contrat en fonction du fournisseur qui lui est associé.

4️⃣ Les numéros de « compte de charge » correspondent sur leasup aux catégories crées par l’utilisateur selon son plan comptable : Loyer – Loyer variable – Taxes – Honoraires Marketing - …

5️⃣ Un fournisseur en comptabilité correspond sur leasup à un Bailleur, un Gestionnaire, un GIE, ou tout autres intervenants au titre du contrat. Pour les identifier et les faire correspondre on leur affecte le numéro de fournisseur.

Voici les différents messages d'erreurs que vous pouvez rencontrer & les corrections à apporter

« Aucun contrat n'existe pour cette boutique »

Signification : La Boutique existe bien sur leasup mais aucun contrat n’y est rattaché notre système ne sait donc pas ou affecter la charge.
Raison: Une fois le code boutique identifié, la charge est affectée en fonction du numéro de fournisseur qui détermine le bailleur ou gestionnaire du contrat concerné. La présence d'un contrat, à minima, sur une boutique est obligatoire pour pouvoir affecter une charge.
Résolution: Saisissez le numéro de la boutique dans la barre de recherche leasup afin d’identifier rapidement la boutique en question et créez le contrat manquant pour cette boutique.

« Impossible de trouver la boutique correspondante au code ‘XXX’ »

Signification : La Boutique n’existe pas ou le numéro de la boutique est incorrect. La première étape d'identification de la boutique n'a donc pa pu être effectuée.
Raison: La boutique n'a pas été crée et n'existe donc pas dans Leasup, elle a été supprimée ou le code boutique indiqué dans la Matrice est incorrect.
Résolution: Vous pouvez bien évidemment créer la boutique manquante et/ou vous assurer que le numéro utilisé dans la colonne Code Boutique existe bien . En cas d'erreur de saisie, modifiez bien toutes les lignes de charges/factures concernées par ce même numéro directement sur la matrice d'import.

« Aucun contrat n'a pu être trouvé à partir de la combinaison du code Boutique et du code Fournisseur »

Signification : Le Code Boutique existe bien dans Leasup tout comme le Code Fournisseur qui détermine le bailleur ou gestionnaire du contrat, mais le contrat n'est pas associé à cette boutique. La combinaison Code Boutique / Code Fournisseur n'a donc pas pu être validé.
Raison: Le système part du numéro de boutique renseigné sur la matrice excel puis va inspecter le(s) contrat(s) de cette boutique pour voir si il trouve le numéro de fournisseur sur l’un des intervenants renseignés : Bailleur, Gestionnaire, GIE, ou Autres.
✅ Si il le trouve il affecte la charge
❌ Si il ne le trouve pas il remonte ce message d’erreur.

Pourquoi ne troue t-il pas le code fournisseur sur la boutique en question ?
👉Cela peut s'expliquer par un ou plusieurs facteurs:

Le contrat n'a pas été affecté à la bonne boutique
Le fournisseur n'a pas été affecté au bon contrat
Le code fournisseur n'a pas été affecté au bon fournisseur

Résolution:

Modifiez l'affectation du contrat en vous rendent sur la fiche contrat dans le menu information principale.




Modifiez la liste des intervenants aux contrats pour y faire figurer le fournisseur concerné (dans leasup il s’agit d’un Bailleur, Gestionnaire, GIE, ou autres).



Si vous ne savez pas de quel fournisseur il s'agit vous pouvez le retrouver en saisissant le numéro de fournisseur dans la barre de recherche des société de votre ANNUAIRE.




En cliquent sur ce fournisseur vous constaterez immédiatement si le contrat en question figure parmi ses attributions.





Modifiez le code fournisseur en vous rendant sur la fiche société/fournisseur de votre annuaire. Vous pouvez utiliser le raccourci depuis la section Intervenants aux contrats du menu "Informations Générales" d'un contrat.

« Les lignes de factures n'ont pas un Code Boutique identique pour la facture n° XXXXX/XX/XXXXXX. »

Signification : Ce message d'erreur survient si le code boutique pour chaque ligne de facture ayant le même numéro de facture comptabilité n'est pas identique.
Raison: Une facture est constituée d’une ou de plusieurs lignes de charges (loyer, GIE, taxes, charges courantes…). Toutes ces lignes sont rattachées à la même facture par le biais de ce que l’on appelle dans la matrice le Numéro Facture Comptabilité. C'est ce qui nous permet de reconstituer une facture sur leasup. 2 lignes de charges sur une même facture ne peuvent pas être attribuées à 2 boutiques distinctes.
Résolution: Dans la matrice, filtrez dans la colonne correspondante, le numéro facture comptabilité indiqué dans le message d'erreur et vérifiez pourquoi vous avez un Code Boutique différent sur les différentes lignes qui devrait pourtant toutes appartenir à la même facture. Sollicitez votre service comptable si besoin.

« Impossible de trouver la sous-catégorie de charge correspondante au code "XXXXX". »

Signification : Le Compte Charge renseignée sur la ligne de facture, ou l’erreur apparait, n’est pas reconnu par leasup.
Raison: Le compte de charge n’a pas été attribué à une charge dans le plan comptable leasup ou la charge n' tout simplement pas été créée. Le système ne reconnait donc pas la charge par le biais de son numéro et ne peut donc pas l’affecter.
Résolution: Rendez-vous dans le menu Facture - Options - Catégories et ajoutez ou modifiez une sous-catégorie en renseignant le code comptable correspondant.

« Ce fournisseur n'a été attribué à aucun contrat »

Signification : Le fournisseur (dans leasup il s’agit d’un Bailleur, Gestionnaire, GIE, ou autres) a bien été créé et reconnu par le système mais il n’est pas affecté à un contrat.
Raison: Leasup ne peut pas à "matcher" la boutique - dont le Code Boutique lui a été donné pour chaque ligne de facture - avec le fournisseur - dont le numéro devrait correspondre avec celui de l’un des intervenants au( x ) contrat( s ) (bailleur, gestionnaire,…) - Le système ne peut donc pas passer cette étape de vérification/validation.
Résolution: Dans votre Annuaire, rendez-vous dans le menu Sociétés.
Saisissez le numéro de fournisseur dans la barre de recherche située juste au-dessus du listing pour identifier/filtrer l’entité correspondante.
Retenez ce nom et saisissez cette fois votre Code Boutique dans la barre de recherche générale tout en haut de votre écran pour vous rendre rapidement sur l’actif correspondant.
Consultez le(s) contrat(s) et les intervenants qui y sont rattachés
Ajoutez/modifiez l’entité manquante que vous avez identifié précédemment.

⚠️ Si il s’agit d’une erreur de saisie sur la matrice et non pas d'un oubli ou d'une mauvaise attribution du fournisseur au contrat concerné, corrigez directement le numéro de fournisseur sur la matrice.

« Impossible de trouver la société correspondante au code ‘XXXX’ »

Signification : c'est comme le port salut 😉
Raison: Il peut s'agir

D’un nouveau fournisseur qui n’a pas encore été renseigné
D'une erreur dans la saisie du code fournisseur sur la matrice comptable
D'une erreur dans la saisie du code fournisseur sur la fiche société leasup

Résolution:

✅ Créez le nouveau fournisseur (Bailleur, Gestionnaire ou Autres) et n’oubliez pas de vérifier qu’il soit rattaché au bon contrat.
ou
✅ Corrigez le numéro de fournisseur directement sur la matrice.
ou
✅ Modifiez le code fournisseur en vous rendant sur la fiche société/fournisseur de votre annuaire.



Vous pouvez utiliser le raccourci depuis la section Intervenants aux contrats du menu "Informations Générales" d'un contrat.

« Plusieurs contrats ont été trouvés. Saisir un code contrat »

Signification : Leasup ne sait pas sur quel contrat affecter la ligne de charge concernée par l'erreur, car la boutique abrite plusieurs contrats. Le système a besoin d'un complément d'information
Raison: Cette erreur ne survient que si 2 conditions sont remplies:

Plusieurs contrats cohabitent au sein d'une même boutique
A minima 2 contrats ont un fournisseur identique (dans leasup pour rappel il s’agit d’un Bailleur, Gestionnaire, GIE, ou autres).

Leasup sait donc identifier la boutique et passer l'étape de validation fournisseur en vérifiant qu’il est bien rattaché sur le(s) contrat(s) correspondant(s), mais il ne sait pas ou affecter la charge car il a le choix entre plusieurs contrats.

Résolution: Il vous faut affecter à chacune de ces 2 contrats (qui sont donc "indissociables" pour leasup) un code contrat unique.
Le champ code contrat est disponible dans le menu Informations Générales du menu Contrat, il est alphanumérique.




🎓 Exemple pour mieux comprendre :
Vous avez une boutique avec 1 contrat pour un kiosque + 1 contrat pour une réserve déportée.
Ces 2 contrats on le même bailleur et gestionnaire donc le même « fournisseur ».
Les lignes de factures comportent bien un code boutique mais pas de numéro de contrat, on ne sait donc pas si la charge doit être affectée à la réserve ou au kiosque)
Pour ces boutiques il faut donc assigner à chaque contrat un code spécifique qu’il faut reporter dans la colonne Q - Code contrat – de la matrice afin d’indiquer au système le contrat sur lequel la charge doit être affectée._

« Parsing impossible du trimestre et de l'année à partir du libellé »

« Impossible de trouver une période et une année à partir du libellé »

Signification: La période d'affectation de la charge objet du message d'erreur n'a pas été renseignée, reconnue ou n'a pas pu être déduite des informations du Libellé.
Raison: Ces 2 messages d’erreurs surviennent lorsque la période d’affectation de la charge, c'est à dire les colonnes Fréquence de Facturation, Année et Période, n’ont pas été renseignée ou que l'information n’a pas pu être déduite du commentaire « Libellé ».

👉 La colonne Fréquence de Facturation détermine si la charge est facturée sur une base Mensuelle / Trimestrielle / Semestrielle / Annuelle.
👉 La colonne Année reprend l'année d'affectation de la charge
👉 La colonne Période détermine le mois (1 à 12) - le trimestre (1 à 4) - le semestre (1 ou 2) ou l'année entière ( Champ vide) sur lequel/laquelle affecter la charge

Ces colonnes peuvent être complétées dans la matrice pour chaque ligne de charges, avant l'import
MAIS
Ces colonnes peuvent être également automatiquement renseignées par Leasup. En effet Leasup est capable de reconnaitre et d'extraire de la colonne Libellé les informations nécessaires pour remplir ces colonnes.




Résolution:

Assurez vous que les colonnes sont complètes avant l'import pour chaque ligne de charge ou reposez vous sur l'action automatique d'identification de période de leasup si votre fichier comptable ne recense pas cette information sous ce format.
Pour activer cette reconnaissance automatique de la période, vous devez vous assurez que :

L'information sur la période d'affectation de la charge est bien présent dans le libellé
Les champs des 3 colonnes sont vides lors de l'import de la matrice
Le libellé faire bien référence à une date d'affectation de la charge.
Le format de date doit respecter ce format XX - XX - XX (XX) avec des séparateurs « – » ou « / ». Exemple: 02/11/2022



Le système est capable de reconnaitre des dates sous le format XX-XX-XX(XX) avec des séparateurs « – » ou « / » mais il arrive comme dans l’exemple ci-dessus qu’aucune date ne soit mentionné dans le libellé ce qui rend impossible l'interprétation de la période

ATTENTION: Il est important de noter qu'au sein d'une même facture toutes les périodicités de facturation doivent être identiques. C'est aujourd'hui une des limitations du système. Toutes les lignes de factures appartenant à la même facture (ayant donc le même N° de pièce/facture comptable) doivent donc être affecté à un trimestre ou à un mois. Il n'est pas possible d'avoir par exemple une ligne de Loyer pour le 1er Trimestre de l'année XXXX et une ligne de Charge pour le mois de Février de l'année XXXX sur la même facture. Les 2 charges devront alors être enregistrées en périodicité trimestrielle.

CHARGES ANNUELLES : Les ajustements ou charges forfaitaires annuelles tels que les cotisations de Taxes Foncières, les régularisation de Loyer Variable , .... généralement accompagnés d'un libellé qui ne mentionne que l'année d'imputation, sont affectés par défaut au dernier trimestre de l'année TRIMESTRE 4. La charge n'est, à date, pas ventilé sur les 4 trimestre dans la présentation de l'historique de facturation.

💡 AJUSTEMENTS : Le système est capable de reconnaitre dans la colonne libellé de la Matrice d'import les mots ou abréviations suivantes : DECOMPTE - DEDUCTION - RED CHGES - REDDITION CHGES - SOLDE CHGES - REDD CHARGES. Il s'agit des formulations les plus couramment utilisés pour signaler une réddition de charges sur l'année en cours ou sur un exercice précédent. Si l'une de ces abréviations est détectée dans le texte du libellé, alors la période d'affectation sera automatiquement déduite comme étant TRIMESTRE 5 ce qui correspond à ce que l'on appel un ajustement dans l'historique des loyers de Leasup.

NOTE

✅ Les erreurs d’une même colonne peuvent être cumulatives
✅ Les erreurs d’une colonne peuvent créer une ou plusieurs erreur(s) sur d'autres colonnes par relation de cause à effet.
✅ La même erreur peut concerner plusieurs lignes (voir plusieurs fichiers si vous importez plusieurs matrice à la suite). Naturellement, en corrigeant une erreur sur 1 cellule vous traiterez, par la même occasion, cette même potentielle erreur sur les autres lignes des autres fichiers.


💡 Une fois les erreurs corrigées vous pouvez relancer la validation du fichier directement depuis l’interface. Les cellules roses disparaîtront.

Mis à jour le : 21/02/2025