Créer et Gérer des Alertes

CREER & GERER DES ALERTES

1- DE QUOI S’AGIT-IL ?

Les alertes permettent d’anticiper les principales échéances de vos contrats et de recevoir une notification à une date définie avant ou après un événement.
Elles permettent notamment de ne pas manquer une échéance importante et de disposer du temps nécessaire pour effectuer les vérifications ou actions appropriées.

⚠️ POINT DE VIGILANCE – LES ALERTES SONT PERSONNELLES

Les alertes créées sur LEASUP sont personnelles. Les notifications par e-mail sont envoyées uniquement à l’utilisateur qui a créé l’alerte. Elles ne sont pas automatiquement partagées avec les autres utilisateurs de LEASUP au sein de votre organisation. Si une alerte concerne plusieurs utilisateurs, pensez donc à transférer les e-mails reçus aux personnes concernées.

💡 ASTUCE : Pour faciliter le partage des notifications, il est également possible de créer les alertes depuis un profil utilisateur associé à une adresse e-mail générique de service.

Les notifications seront alors envoyées à cette adresse, permettant à l’ensemble des utilisateurs rattachés au service d’en prendre connaissance.

2- CREER UNE ALERTE

Etapes :

Cliquer sur votre profil utilisateur, en haut à droite de l’écran, puis sélectionner « Alertes ».

Cliquer sur le bouton « + Ajouter » situé à droite de l’écran.
Définir le délai – Renseigner :
- le nombre de jours, semaines ou mois ;
- puis choisir « Avant » ou « Après ».
Dans le menu déroulant, sélectionner l’objet concerné par l’alerte. ( L’objet sélectionné détermine l’événement à partir duquel l’alerte sera calculée )
Cliquer sur « Enregistrer » pour créer l’alerte.

📌 À RETENIR – PAS DE LIMITE AU NOMBRE D’ALERTE Il n’y a pas de limite au nombre d’alertes pouvant être créées. Il est donc possible de créer plusieurs alertes pour un même événement, à des dates différentes.

💡 ASTUCE LEASUP Pour une échéance particulièrement importante, vous pouvez par exemple paramétrer 3 alertes successives afin de multiplier les points de vigilance et de limiter le risque de passer à côté de l’échéance.

Exemple : Pour une échéance importante, créer des alertes :

- - 6 mois avant ;
  - 3 mois avant ;
  - 1 mois avant.

3- MODIFIER, DESACTIVER ou SUPPRIMER UNE ALERTE

Désactiver une alerte

Une fois l’alerte enregistrée, il est possible de la désactiver temporairement en cliquant sur le curseur associé à l’alerte.

Modifier ou supprimer une alerte

Pour modifier ou supprimer une alerte :

cliquer sur les 3 points situés à droite de l’alerte ;
sélectionner l’action souhaitée.

💡 RÉFLEXE LEASUP : Pensez à vérifier régulièrement que vos alertes sont toujours actives et pertinentes, notamment après une modification, une prolongation ou une résiliation de contrat.

4- QUELLES ALERTES CREER ?

Les alertes peuvent être utilisées pour anticiper différentes échéances et effectuer des contrôles après leur réalisation :

📌 3 mois avant une notification de congé
Objectif : ne rien manquer et disposer du temps nécessaire pour vérifier la situation du contrat et déterminer s’il est pertinent d’agir.
Cette alerte permet notamment d'anticiper l'échéance et de préparer les éventuelles actions à mener.

📌 6 mois avant un risque de déplafonnement
Objectif : disposer d’un délai suffisant pour identifier le risque et effectuer les vérifications nécessaires avant l’échéance.

📌 1 mois après l'échéance d'une garantie
Objectif : effectuer rapidement une relance lorsque la garantie attendue n’a pas été renouvelée ou régularisée.
Cette alerte permet de mettre en place un contrôle a posteriori et de relancer rapidement le bailleur si nécessaire.

📌 3 mois après la fin des franchises et réductions
Objectif : vérifier que les montants de loyers et les réductions négociées ont bien été appliqués conformément aux conditions prévues au contrat.

💡 ASTUCE LEASUP : Les alertes ne servent donc pas uniquement à anticiper une échéance ! Elles peuvent également être créées après un événement, afin de réaliser un contrôle ou une action de suivi.

5- CREER UNE ALERTE A UNE DATE DEFINIE

Il est également possible de créer une alerte à une date définie, indépendamment d’un calcul « X jours/mois avant ou après » un événement.

À quoi cela sert ?

Cette fonctionnalité permet de créer un rappel ponctuel à une date précise, notamment lorsqu’une action future doit être réalisée mais qu’aucune échéance automatique ne permet de la calculer.

📌 Exemple : anticiper une future indexation
Vous savez qu’une indexation devra être paramétrée prochainement, mais vous souhaitez vous créer un rappel suffisamment en amont pour préparer cette opération.
Vous pouvez alors créer une alerte directement à la date à laquelle vous souhaitez être rappelé.

Que renseigner dans le commentaire ?

Le champ « Commentaire » permet de donner du contexte au rappel.
Il est recommandé d’y indiquer au minimum :

le contrat concerné ;
l’objet du rappel ou l’action à réaliser.

Exemple de commentaire :
Contrat magasin Paris – Préparer le paramétrage de la prochaine indexation.

💡 RÉFLEXE LEASUP : Un commentaire suffisamment précis permet de comprendre immédiatement pourquoi l’alerte a été créée et sur quel contrat elle porte, sans avoir à rechercher l’information.

ASTUCES & REFLEXES LEASUP

⭐ Multipliez les alertes sur les échéances sensibles : il n’y a pas de limite au nombre d’alertes.
⭐ Pour une même échéance, n’hésitez pas à créer plusieurs alertes à des dates différentes afin de sécuriser son suivi.
⭐ Utilisez les alertes avant une échéance pour anticiper et après une échéance pour effectuer un contrôle.
⭐ Pour une alerte à date définie, renseignez systématiquement dans le commentaire le contrat concerné et l’objet du rappel.
⚠️ Vérifiez régulièrement que les alertes sont toujours actives et pertinentes, notamment lorsque les contrats évoluent.

🚨 N’oubliez pas que les notifications sont personnelles : une alerte créée depuis votre profil ne sera pas automatiquement envoyée aux autres utilisateurs.

Mis à jour le : 22/09/2026

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