ENREGISTRER UN OU PLUSIEURS LOYERS

Un des intérêts principaux de Leasup, c’est le calcul automatique de votre loyer et la reconstitution de son évolution depuis sa date d’effet. Encore faut-il que le loyer et sa clause d’indexation soient renseignés correctement.

DE QUELS ELEMENTS AI-JE BESOIN ?

Renseigner un loyer sur Leasup ne se limite pas à indiquer le montant contractuel issu de votre bail. C’est certes le point de départ, mais d’autres éléments sont nécessaires :

1. Y-a-t-il une actualisation du loyer à la date d’effet ? Si oui, le montant actualisé est nécessaire. A vous de le calculer en fonction des indications du contrat.
2. A quel(s) lot(s) s’applique-t-il ?
3. Quelle est la date d’effet du loyer. Généralement, c’est la même que celui du bail, mais pas forcément. Prêtez donc bien attention à ce point notamment quand les informations relatives à votre loyer sont issues d’un avenant, car il y a plus de chances que la date d’effet du loyer diffère de la date d’effet du bail.
4. Quelles est la clause d’indexation :

A quelle date a-t-elle lieu ?

Selon quel indice ?

Quel est l’indice de référence ?

Quel est l’indice de comparaison ?

Y-a-t-il des particularités ? 1ère indexation différée, pas d’indexation à la baisse, …

POURQUOI PLUSIEURS LOYERS ?

La plupart du temps, une boutique correspond à un contrat, lui-même relatif à un loyer. Seulement il existe de nombreuses exceptions.

1. Soit votre unique contrat distingue un loyer par lot.

Par exemple vous disposez d’un local, d’une terrasse et d’une réserve, le tout figurant dans un bail unique. Mais l’article loyer de votre bail distingue un loyer pour le local, un second pour la terrasse et un troisième pour la réserve. Vous êtes donc amenés à saisir ces 3 loyers sur Leasup.

2. Soit vous disposez de plusieurs contrats sur votre boutique.

Par exemple, un bail pour le local et une convention de mise à disposition pour la Réserve. Vous avez donc 2 loyers à saisir, l’un pour le local, l’autre pour la réserve.

3. Soit vous disposez d ‘un contrat pour votre local, et d’un avenant à ce contrat .

Par exemple pour une extension de ce local, l’avenant ayant pris effet à une date ultérieure. Vous avez donc un loyer pour le local depuis le début du bail et un loyer pour l’extension ayant pris effet plus tard.

LA SAISIE D’UN LOYER

Préalable indispensable à la saisie d’un ou plusieurs loyers, le ou les lots associés doivent être créées.

1. Allez sur le contrat, sur l’onglet Loyers et Garanties
2. Cliquez en haut à droite sur + Ajouter
3. Cliquez sur enregistrer & Continuer pour passer à la saisie
4. Renseignez le montant du loyer contractuel
5. Vérifiez que le montant du loyer actualisé, automatiquement complété, est correct. Le cas échéant, corrigez le.
6. Choisissez le ou les lots associés au loyer
7. Rédigez un libellé si nécessaire, par exemple « Loyer extension » pour distinguer du loyer local
8. Vérifiez et corrigez le cas échéant la date d’effet.
9. Utilisez les commentaires si nécessaire pour apporter des précisions ( indices utilisés pour l’actualisation par exemple ) ou indiquer les particularités de l’indexation ( 1ère indexation différée d’un an ou pas d’indexation à la baisse par exemple )
10. Pensez à indiquer le ou les numéros d’articles et leurs pages sur le contrat pour faciliter des vérifications ou recherches ultérieures

L’étape suivante, souvent indissociable du loyer et la clause d’indexation. Je vous invite à lire la fiche utilisateur consacrée à l’indexation pour mieux comprendre. Voici cependant un rapide descriptif de la méthode.

11. Activez l’indexation
12. Complétez et/ou vérifiez les 5 champs qui apparaissent en fonction de la clause d’indexation du contrat :

• La date d’indexation à choisir dans le menu déroulant.

• La date de première indexation se complète automatiquement pour les choix précédents date d’effet, 1er janvier et indexation triennale. Pour le choix date spécifique, c’est à vous d’indiquer la date de 1ère indexation.

• L’indice utilisé pour l’indexation, à choisir dans la liste déroulante
• L’indice de référence, à choisir dans la liste déroulante.

La référence de l’indice de comparaison, à choisir dans la liste déroulante. Si elle est longue vos choix la plupart du temps se résument aux 2 premiers. Pour comprendre les autres choix en revanche il faut comparer l’année de parution de l’indice défini par le bailleur 1er Trimestre, ( 1.T ) 2ème trimestre (2.T), etc. à l’année à laquelle a lieu l’indexation. Par exemple si une indexation a lieu au 1er Janvier de chaque année et que l’indice de comparaison est le 2ème trimestre, au 01/01/N l’indice du 2.T qui sera paru sera celui du 2T.N-1. C’est donc 2T.N-1 qu’il faut sélectionner.

PENSEZ A ENREGISTRER AVANT DE SORTIR

LA CONSULTATION

Leasup vous donne 3 niveaux de consultation de la donnée calculée une fois les éléments du loyer complétés.

1. Une synthèse rapide et un loyer à date sur la « Composition du loyer »

La composition du loyer reprend, loyer par loyer, les éléments essentiels à une rapide analyse : sur quel local porte le loyer, depuis quand, pour quel montant de base ( et actualisé en dessous si une actualisation s’applique uniquement) et quel montant actuel, avec le % de hausse depuis l’origine. Si un dépôt de garantie a été saisi c’est également ici que vous visualiserez sa valeur actuelle.

En cas de pluralité de loyers, vous visualiserez également les totaux des loyers contractuels, indexés et dépôt de garantie

2. L’évolution du loyer en détail depuis son origine sur l’onglet bâton en bout de ligne

En bout de ligne vous retrouvez les habituelles 3 icônes d’action. L’œil pour une simple visualisation, le crayon pour une modification des informations saisies, et le diagramme bâton pour visualiser la reconstitution de l’historique des loyers. Année par année à chaque date d’indexation, vous retrouvez le loyer avant indexation, le calcul de l’indexation avec les indices utilisés et le loyer après indexation, sur une base annuelle mais également trimestrielle ainsi que le % de hausse ou de baisse que représente cette indexation. Ce tableau est exportable en cliquant sur Export en haut à droite.

3. Une lecture par trimestre civil depuis l’origine pour faciliter la comparaison des factures

Quand il s’agit de comparer les factures reçues et le loyer théorique attendu, il est préférable que les loyers se présentent, tout comme les factures, sur une base d’année civile, divisée en trimestres.

Pour cela, en milieu de page, vous disposez d’un Historique des loyers par année civile. En cliquant sur le + à coté de l’année, un détail par trimestre apparait. Si les factures du contrat ont été enregistrées dans Leasup, la colonne Loyer facturé sera complétée automatiquement du montant issu de la facture, et la colonne Ecart sera donc enrichie des écarts éventuels.

La colonne Note permet en cliquant sur le + de rédiger une note, le plus souvent explicative à propos d’un écart constaté. Lorsque la note est saisie, en passant sur la bulle on peut en voir le contenu et en cliquant dessus le crayon à sa droite on peut la modifier ou la supprimer.

LA MODIFICATION OU LA SUPPRESSION

L’un comme l’autre passent par l’icône crayon en bout de ligne du loyer considéré, sur la composition du loyer.

Après enregistrement des données, la fenêtre de saisie initiale s’ouvre. Il est alors possible de modifier les champs souhaités avant d’enregistrer ou de supprimer le loyer en cliquant en haut à droite sur la poubelle rouge.

POUR ALLER PLUS LOIN : ANALYSER LES ECARTS

L’un des intérêts de Leasup est de vous calculer le loyer théorique à partir des données du bail, et donc en conséquence de relever les écarts potentiels avec la facturation du bailleur. Reste à savoir à quoi ces écarts sont dus. Voici quelques pistes :

1. Vérifier que l’écart n’est pas du à une erreur de saisie !

• Vérifier tout d’abord que vous n’avez commis aucune erreur dans la saisie du loyer et de la clause d’indexation
• Assurez-vous que les éléments que vous avez saisis sont bien les derniers en date ( qu’aucun avenant plus récent n’existe par exemple )
• Enfin, vérifiez qu’il n’y a aucune erreur non plus sur la saisie des factures

2 . Vérifier que les indices utilisés par le bailleur sont les mêmes que Leasup !

En règle générale, au moment où le bailleur indexe le loyer, il indique les indices qu’il utilise pour ce faire. Comparez les à ceux indiqués dans l’historique des indexations ( onglet diagramme bâton). Plusieurs possibilités :

• Ce sont les mêmes : il faut chercher dans le passé en général !

o Vérifier si vous le pouvez l’indice de référence initial utilisé par le bailleur. Car si les indices de comparaison successifs sont justes, l’écart peut s’expliquer par le tout premier indice de référence utilisé.

o Plus complexe à détecter, vérifier toujours dans l’historique des indexations s’il y a eu une ou plusieurs périodes où l’indexation était baissière. Et ce d’autant plus si votre contrat précise qu’il n’y a pas d’indexation à la baisse. En effet, l’absence d’indexation à la baisse n’est pas autorisée, mais au-delà de ce point elle s’accompagne souvent par la reprise à tort par le bailleur des mauvais indices ensuite.

Par exemple un loyer a 10.000 € sur un indice à 100. La première indexation, l’indice est à 97, le bailleur n’applique pas l’indexation à la baisse et facture toujours 10.000 €. La seconde indexation, l’indice passe à 102. En théorie, dans la mesure où le bailleur n’a pas appliqué la baisse, il devrait faire le calcul suivant : 10.000 € X 102 /100 = 10.200 €. Or en pratique, les bailleurs appliquent souvent par erreur le calcul suivant : 10.000 € X 102 /97 = 10.515,46€. Les années suivantes, les indexations continuent avec les bons indices, donc l’erreur persistera mais les indices seront corrects. Il faudra remonter au calcul de l’année suivant la baisse pour vérifier l’erreur potentielle.

• Ce sont les mêmes mais plus anciens : le bailleur a peut être oublié d’indexer le loyer depuis quelques temps. Cela peut être à votre avantage ( si l’indexation oubliée était à la hausse ) ou pas ( si l’indexation oubliée était à la baisse )

• **Ce ne sont pas les mêmes. **

o Dans ce cas, vérifiez sur l’historique des loyers si un panneau triangulaire jaune attention figure en début de ligne . Si oui, cela implique que la clause d’indexation rédigée dans le contrat ne respectait pas l’article L112-1 du Code Monétaire et Financier. Vérifier donc si le bailleur n’a pas oublié ce détail d’importance !

o Une autre piste consiste à vérifier si le bailleur n’a pas simplement oublié d’appliquer la clause d’indexation du bail et s’est « contenté » de poursuivre sur la base de la clause d’indexation du bail précédent.

3. Vérifier que l’indexation se fait à la bonne date

Si ce n’est pas le cas, 2 sources possibles faciles à vérifier :

• le bailleur a continué à prendre en compte la date du bail précédent.
• Il s’agit d’une révision triennale du loyer et non pas d’une indexation triennale, et le bailleur n’a pas indexé au bout des 3 années. L’indexation peut se faire à tout moment à partir des 3 ans dans une révision triennale, ce n’est donc pas forcément une erreur !

4. Vérifier s’il n’y a pas d’erreurs sur le montant du loyer de base.

Cela peut provenir des aménagements financiers, qui ont pu :

• Être oublié
• Mal calculé
• Ou au contraire maintenu par erreur au-delà de leur date de fin théorique

**Cela peut provenir du loyer de base, qui peut : **

• N’avoir pas été pris en compte par le bailleur qui a gardé celui du bail précédent avant renouvellement
• Avoir tout simplement hérité d’une « coquille » : arrondis grossiers, chiffres inversés, oubliés, doublés par erreur…

5. Ce n’est toujours pas ça ?

Demander au bailleur de vous détailler et justifier ses calculs, si besoin présenter les vôtres issus de Leasup en utilisant l’export accessible sur le détail de l’historique des indexations ( diagramme bâton !) Et comparer !

Mis à jour le : 28/11/2025