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FICHE METIER : Utilisation et Suivi de l'Annuaire

Cette fiche décrit les règles de gestion et les bons réflexes d'utilisation de l'annuaire dans LEASUP. Elle doit être complétée, le cas échéant, par les règles internes de votre organisation concernant :
* les habilitations à créer, modifier ou supprimer une fiche ;
* la validation des suppressions ;
* la gestion des doublons ;
* la conservation des historiques ;
* la protection des données personnelles.

1-A quoi sert l’annuaire LEASUP ?

L’annuaire LEASUP constitue un référentiel partagé. Il permet de centraliser les informations relatives aux différents acteurs intervenant dans la relation commerciale :

Sociétés : preneurs, bailleurs, gestionnaires, associations de commerçants, GIE, mairie, syndic….
Contacts : personnes physiques ou services rattachés aux sociétés
Groupes : regroupement de sociétés appartenant à un même ensemble

Une société peut être utilisée pour différents rôles et sur plusieurs contrats, peut appartenir à un groupe ou non, plusieurs contacts peuvent lui être rattachés.

⭐ REFLEXE LEASUP :- Une fiche annuaire peut être utilisée sur plusieurs contrats, il n’est donc pas nécessaire de créer les intervenants par sites ou par contrats.- Une modification réalisée dans l’annuaire peut donc avoir un impact simultané sur l’ensemble des contrats auxquels la fiche est rattachée.

💡 À NOTER : Tous les champs signalés par une étoile (*) sont obligatoires et doivent être renseignés pour pouvoir enregistrer les informations.

2-Paramétrage – CREATION

⭐ REFLEXE LEASUP : TOUJOURS RECHERCHER AVANT DE CRÉER ! Cette vérification permet notamment d'éviter les doublons.

💡 ASTUCE : Vous pouvez également créer une société ou un contact directement depuis le contrat. La procédure est la même que celle présentée ci-dessous.

Pour cela, dans l’onglet « Intervenants », ouvrez la liste déroulante puis sélectionnez, en bas de la liste, « Ajouter une société » ou « Ajouter un contact ».

🟧 Créer une Société

Étapes
Cliquer sur « + Nouvelle société » en haut à droite de l’écran

Dans RAISON SOCIALE, commencer à saisir : le nom de la société ou le numéro de SIRET.
LEASUP lance une recherche et propose les sociétés correspondantes soit au nom, soit au n° SIRET
Sélectionner la société concernée.
Les informations disponibles peuvent être automatiquement complétées telles que l’adresse, code postal, ville, pays, n° immatriculation, forme juridique et domaine d’activités.
Si la société n'existe pas dans la base référentielle, créer la raison sociale et compléter les informations.
Rattacher la société à son groupe si nécessaire.
Renseigner le code fournisseur, lorsqu'il est nécessaire pour les imports comptables.
Rattacher les contacts existants ou créer un nouveau contact.
Enregistrer.

🟧 Créer un contact

Étapes

Cliquer sur « + Nouveau contact », en haut de l’écran à droite
Sélectionner la catégorie :
- Personne physique ;
- ou service.
Renseigner le nom et le prénom ( obligatoire )
Renseigner la fonction si elle est connue.
Compléter e-mail et téléphone
Rattacher le contact à la société concernée.
Enregistrer.

🔐 Données personnelles — Bon réflexe : Les fiches contacts contiennent des données relatives à des personnes physiques. Leur gestion doit donc tenir compte des règles applicables en matière de protection des données personnelles. La CNIL rappelle notamment que les traitements liés à la gestion des contrats et des activités commerciales doivent respecter les principes de nécessité, de pertinence, de sécurité et de durée de conservation adaptés à la finalité poursuivie.

💡 ASTUCE : Lors de la création d’un SERVICE, évitez d’utiliser un intitulé trop générique, comme « Service comptabilité » ou « Service gestion ».

Pour faciliter l’identification des contacts dans les listes déroulantes, pensez à préciser le nom de la société, par exemple : « Service gestion – Société XXXX ».
Cela permet de distinguer facilement les différents services et d’éviter d’avoir à consulter chaque fiche contact pour vérifier les coordonnées (adresse e-mail, numéro de téléphone, etc.).

🟧 Créer un groupe

Les GROUPES permettent de regrouper plusieurs sociétés appartenant à un même ensemble afin d’avoir une vision globale et consolidée de leurs activités.

Dans LEASUP, une liste de principaux groupes institutionnels est déjà disponible par défaut. Vous pouvez également créer vos propres groupes, notamment lorsqu’un même bailleur détient plusieurs locaux à travers différentes sociétés.
Exemple : un bailleur privé (personne physique) possède plusieurs sociétés, chacune détenant différents locaux que vous occupez. En regroupant ces sociétés au sein d’un même groupe, vous pouvez obtenir une vision consolidée de l’ensemble des locaux détenus.

Étapes

Cliquer sur « + Nouveau groupe », en haut de l’écran à droite
Ajouter le logo si vous disposez de l’information
Renseigner le nom du groupe ( obligatoire )
Compléter l’adresse, code postal, ville, pays.
Rattacher la ou les sociétés
Enregistrer.

3-Paramétrage – MODIFICATIONS

L'annuaire est un référentiel commun. Cela signifie qu'une modification effectuée sur une fiche société, contact ou groupe aura donc un impact sur tous les contrats auxquels sont rattachés les données. La modification d’une fiche société/contact ou groupe dans l’annuaire se répercutera sur tous les contrats utilisant cette société/contact ou groupe.

⭐ REFLEXE LEASUP : Avant toute modification, se demander : « Est-ce que cette information est valable pour tous les contrats auxquels cette fiche société/contact ou groupe est rattachée ? »

🟢 Si OUI => La modification peut être effectuée dans l'annuaire.
🔴 Si NON => Il ne faut pas modifier directement la fiche commune sans vérifier les conséquences.

Il convient de déterminer si la donnée doit plutôt être modifiée au niveau du contrat concerné.

Étapes

Rechercher la société, le contact ou le groupe concerné
Cliquer en haut à droite sur « Modifier »
Saisir les modifications
Enregistrer

4-Paramétrage – SUPPRESSION & Conséquences

🚨 La suppression d'une société, d'un contact ou d'un groupe dans l'annuaire peut avoir un impact sur l'ensemble des contrats auxquels cet élément est rattaché.

⭐ REFLEXE LEASUP : NE JAMAIS SUPPRIMER UNE SOCIÉTÉ, UN CONTACT OU UN GROUPE SANS AVOIR PRÉALABLEMENT VÉRIFIÉ SES RATTACHEMENTS.

Avant de SUPPRIMER, vérifier systématiquement :

✅ 1. La fiche est-elle réellement inutile ?
Une société peut ne plus être utilisée dans un nouveau contrat mais être encore rattachée à des contrats historiques.

✅ 2. Combien de contrats sont concernés ?
Identifier le nombre de contrats sur lesquels la fiche est utilisée.

✅ 3. S'agit-il d'un doublon ?
Une fiche peut parfois sembler inutile alors qu'elle correspond à une autre entité juridique. À l'inverse, deux fiches peuvent correspondre à la même société*.*

✅ 4. Peut-on modifier plutôt que supprimer ?
Une erreur de saisie ou une information obsolète doit généralement conduire à corriger la fiche*, et non à la supprimer.*

✅ 5. La suppression est-elle réellement souhaitée ?
Une fois supprimée, la fiche peut disparaître des contrats auxquels elle était rattachée. ➡️ En cas de doute : ne pas supprimer.

⚠️ ATTENTION !- Une suppression de groupe peut avoir un impact plus large que prévu si plusieurs sociétés et contrats sont concernés.- Une suppression est irréversible et compromet l’historique des relations contractuelles.

Étapes

Rechercher la société, le contact ou le groupe concerné
Cliquer en haut à droite sur « Supprimer»
Un message d’avertissement apparaît ; cocher les 2 éléments
Cliquer sur « Oui, supprimer la société, le contact ou le groupe »

5-CONSULTATION

La consultation de l’annuaire LEASUP permet non seulement de retrouver une société, un contact ou un groupe, mais également d’analyser les liens entre ces différents éléments et d'exploiter les données du référentiel.

🟧 Moteur de recherche

Le moteur de recherche en haut de votre écran permet de retrouver rapidement tous les éléments présents dans l’annuaire ; qu’il s’agisse d’une société, d’un contact ou d’un groupe.

💡 ASTUCE : Lorsque le résultat n'est pas trouvé immédiatement, varier le critère de recherche en modifiant l’orthographe du nom, le n° de siret, le nom ou le prénom d’un contact….

⭐ REFLEXE LEASUP : Avant de créer une nouvelle fiche : UTILISER LE MOTEUR DE RECHERCHE

🟧 Les filtres et les listes

Les filtres dans l’affichage des données de l’annuaire permettent d'affiner la recherche selon les critères disponibles dans LEASUP.

Ils peuvent notamment être utilisés pour :

identifier un ensemble de sociétés selon leur catégorie ou leur groupe ;
retrouver plusieurs contacts ou services par fonction ;
préparer une extraction.

Les curseurs au niveau des entêtes de colonnes permettent également de filtrer par ordre alphabétique.

⭐ REFLEXE LEASUP : Avant d'exporter une liste, appliquer les filtres nécessaires afin de ne récupérer que les données utiles.

Les listes de l'annuaire peuvent être exportées au format Excel afin de permettre une exploitation complémentaire des données. L’export des données peut être utile pour réaliser des contrôles, effectuer des rapprochements, identifier les doublons potentiels, analyser les données.

Etapes pour l’export :

Dans le menu concerné, cliquer sur le bouton « actions »
Cliquer sur le format « excel »
Le document se trouve dans vos téléchargements

🟧 Les rapports de données

Les rapports de données permettent d'aller au-delà de la simple consultation d'une fiche. Ils offrent une vision plus globale du contenu de l'annuaire et peuvent être utilisés pour analyser ou contrôler les données. Ils peuvent notamment permettre d’identifier des données manquantes, repérer des incohérences, analyser la répartition des sociétés, contrôler les rattachements….

Etapes :

Sélectionner le menu « rapports de données » à gauche de l’écran
Cliquer sur le dossier « rapports Publics »
Sélectionner le rapport de données souhaité

🟧 La cartographie des liens

La cartographie permet de visualiser graphiquement les relations existantes entre les différents éléments de l'annuaire. Cette fonctionnalité permet de comprendre rapidement qui est rattaché à qui.

🔎 La cartographie est particulièrement utile pour :

identifier les sociétés appartenant à un même groupe ;
visualiser les contacts rattachés à une société ;
identifier les contacts communs à plusieurs sociétés lorsque cela est pertinent ;
analyser les relations entre les différents acteurs ;
préparer une modification ou une suppression.

💡 ASTUCE : La cartographie peut constituer un excellent réflexe avant toute suppression !

La cartographie est consultable sur chaque fiche société, contact ou groupe en bas de page mais aussi depuis l’onglet « contrats » d’un site en bas de page.

6-IMPORT DES DONNEES

En complément de la création unitaire des fiches, LEASUP permet d'importer en masse des sociétés, des contacts et des groupes à l'aide d'une matrice d'intégration.
Cette fonctionnalité est particulièrement utile lors de la reprise d'un portefeuille de baux ; l'intégration de nouveaux sites ; la création simultanée de nombreuses sociétés ou contacts.

📥 Comment fonctionne l'import ?
L'import repose sur une matrice d'intégration dont la structure doit être respectée. Les données sont préparées dans ce fichier, puis intégrées dans LEASUP.

⭐ REFLEXE LEASUP : Toujours utiliser la matrice d'intégration officielle. Le respect des colonnes, du format des données et des champs obligatoires permet de limiter les erreurs lors de l'import.

⚠️ Point de vigilance : Un import en masse peut avoir un impact important sur le référentiel.

Avant toute intégration, il est recommandé de :
- contrôler les données dans la matrice ;
- vérifier les éventuels doublons ;
- s'assurer de la cohérence des rattachements entre sociétés, contacts et groupes.

Une préparation rigoureuse de la matrice facilite une intégration fiable et limite les corrections ultérieures !

Etapes :

Cliquez sur le bouton « Actions », situé en haut à droite, depuis le menu « Contacts », « Sociétés » ou « Groupes », selon le type de données que vous souhaitez importer.
Cliquez sur « Matrice d’import ». À noter : chaque type de données dispose de sa propre matrice d’import. Il est donc nécessaire de télécharger la matrice correspondant à chaque menu (Contacts, Sociétés ou Groupes) que vous souhaitez importer.
La matrice indique, sur la première ligne, les intitulés des colonnes attendues dans le fichier Excel. Vous devez utiliser cette structure pour créer votre fichier d’import et renseigner les données à importer.
Une fois votre fichier complété, cliquez sur « Actions », puis sélectionnez « Importer des contacts / sociétés / groupes », selon le type de données concerné.

7-LES BONNES PRATIQUES

⭐ Réflexe n°1 : TOUJOURS RECHERCHER AVANT DE CREER !

⭐ Réflexe n° 2 : EVITER LES DOUBLONS

L’un des principaux risques dans un annuaire partagé est la création de doublons ayant pour conséquences possibles :

Informations réparties sur plusieurs fiches sociétés ou contacts
Contrats rattachés à des sociétés différentes ou groupes
Difficultés de reporting
Contacts associés à la mauvaise société
Difficulté à identifier la bonne fiche

⭐ Réflexe n° 3 : NE JAMAIS SUPPRIMER SANS VERIFIER

⭐ Réflexe n° 4 : PRIVILEGIER LA CORRECTION A LA SUPPRESSION

Mis à jour le : 05/10/2026

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