Import comptable

IMPORT COMPTABLE

Cet article va vous expliquer comment intégrer un fichier comptable (extrait de votre logiciel de comptabilité, ERP ou outil de dématérialisation de factures) dans Leasup. L'objectif est de pouvoir recréer virtuellement vos factures immobilière dans votre espace, les comparer aux données théoriques de vos contrats et les valider pour paiement si besoin.

En complément de la saisie manuelle d'une facture, il existe 3 manières d’importer votre comptabilité dans Leasup.

IMPORT MANUEL
IMPORT AUTOMATIQUE
IMPORT PAR API

PARAMÉTRAGE PREALABLE

Dans le cas d'un import Manuel ou Automatique il est nécessaire d'avoir au préalable

👉 préparé un export excel des écritures comptables que vous souhaitez importer en pensant bien à :

✅ Inclure les factures comptabilisées sur les comptes de charges et produits, relatives aux dépenses et revenus des postes “Immobiliers” (location, location gérance, charges, crédit bail, redevance, impôts et taxes, ...)

❌ Exclure les écritures de provisions, opérations diverses, extournes, ...

👉 retranscrit votre référentiel comptable dans Leasup

4 éléments essentiels doivent être renseignés pour garantir la bonne retranscription de vos fichiers dans Leasup:

N° DE SITES

Chaque site permet d’enregistrer jusqu'à 3 numéros d’identification unique dans le champ N° site . C’est dans ce champs que le code analytique du site utilisé en comptabilité doit être renseigné pour chaque actif immobilier.

Lors de la lecture de votre fichier comptable, ce code sera utilisé pour identifier le site sur lequel une facture et/ou ligne de facture devra être affectée.

FOURNISSEURS / SOCIÉTÉS

Un facture et/ou ligne de facture est nécessairement rattachée en comptabilité à un fournisseur. Ce fournisseur correspond dans Leasup à un intervenant au titre d’un contrat : Bailleur, Gestionnaire, Syndic, GIE, ...

Chaque société de l'annuaire Leasup vous propose donc d’enregistrer un ou plusieurs numéros de fournisseurs en utilisant le champ Code Fournisseur dans la fiche de renseignement d’une société. Ce paramétrage permet à Leasup de faire coïncider les numéros de fournisseurs avec les entités bailleur ou gestionnaire qui vous facturent au titre d’un contrat.

COMPTES COMPTABLES

Nous vous offrons la possibilité de retranscrire dans Leasup, le “plan comptable immobilier“ de votre entreprise, par pays. Chaque compte comptable est attribué à une catégorie/sous-catégorie de coûts, qui permettent le rapprochement des données facturées et théoriques selon 5 natures communes et prédéfinies:

LOYER
CHARGE
IMPOTS & TAXE
GARANTIE
AUTRES FRAIS

Pour répondre parfaitement à la ventilation opérée par votre comptabilité, une option de personnalisation des sous-catégories est disponible. Vous pouvez ainsi créer des sous-catégories, au sein des catégories déjà existantes de chaque nature, et y associer les comptes comptables souhaités.

Exemple :

**- **Nature : LOYER

- - - Catégorie de coût : Loyer Fixe

- - - - - - Sous-Catégorie de coût : Loyer Commerce 6141000

- - - - - - Sous-Catégorie de coût: Redevance Parking 6142000

- - - Catégorie de coût : Loyer Variable

- - - - - - Sous-Catégorie de coût : Loyer variable pur 6130001

- - - - - - Sous-Catégorie de coût : Loyer variable additionnel 6130002

*Personnalisable

Ce paramétrage permettra la reconnaissance des comptes comptables de votre fichier lors de l’import et la retranscription de chaque ligne de facture en en coût immobilier dans l’outil.

CODES TAXES

Notre Matrice d’import comptable propose de renseigner, pour chaque ligne de facture, la TVA applicable :

En renseignant directement le taux approprié.

En renseignant le Code de taxe

Pour cette seconde option vous devrez, au préalable, paramétrer vos codes de taxes sur Leasup. Ces codes sont propres à chacun des pays de votre marque et vous pouvez en créer autant que nécessaire dans le section paramétrage du menu Comptabilité.

1. IMPORT MANUEL

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👉 Dépliez la section Comptabilité **puis cliquez sur le menu **Importer

Menu Importer

Générez une nouvelle matrice d'import

Cliquez sur le bouton **Nouvel import facture **

Complétez les champs du formulaire qui s'ouvre en choisissant le nom de votre Import et en ajoutant, si besoin, une description plus précise en commentaire.

Cliquez sur **Enregistrer **pour créer votre nouvelle matrice d'import.

⚠️ La création d'une nouvelle matrice peut prendre quelques minutes. Le bouton Enregistrer restera en action pendant de ce temps, mais vous pouvez néanmoins fermer la fenêtre si vous le souhaitez et continuer votre navigation.

Vous verrez apparaitre une nouvelle ligne dans la liste des vos imports qui reprendra outre l'accès à la matrice et le bouton d'action :

La date de création
Le nom de votre import
Le statut EN ATTENTE
Et le mode d'import considéré dans le cas présent comme "Manuel"

Compléter la Matrice

En cliquant sur Lien vers la matrice vous serez redirigé sur une Google Sheet qui s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre de votre navigateur.

En voici un exemplaire 👉 CLIQUEZ ICI

Il vous suffira alors de Copier/Coller la donnée du fichier exporté depuis votre logiciel comptable dans les colonnes appropriés en respectant le format requis.

__LE FORMAT REQUIS EST DÉTAILLÉ DANS LA DOCUMENTATION SUIVANTE __ 👉 le point 8. FORMAT DU FICHIER

****

💡 Pour éviter les erreurs de format lors de la validation de votre matrice, nous vous conseillons de "Coller les valeurs uniquement" . Vous ne transposerez pas ainsi le format de votre fichier vers la matrice d'import Leasup.

⚠️ Le format de la matrice ne peut en aucun cas être modifié : le changement des intitulés de colonnes, l'ajout ou la suppression de colonnes, la modification du format des cellules,... ne sont pas autorisés et provoqueront une erreur systématique lors de l’import.

Lancer la validation de votre Matrice

Si votre matrice comporte des erreurs son statut changera en ERREUR SUR LA MATRICE

Note: Pour comprendre la nature des erreurs et savoir les corriger nous vous invitons à consulter notre article

👉 Corriger votre matrice d'import comptable

Si votre matrice est validée, son statut changera en PRÊT POUR IMPORT

Il vous suffira alors de cliquer sur le bouton Lancer L'import et d'attendre que le statut change en **IMPORTÉ**

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2. IMPORT AUTOMATIQUE

Cette méthode permet de déposer simplement un fichier sur un serveur SFTP selon une fréquence à définir

⏰ Nous recommandons une fréquence mensuelle à minima.

Le type et le format de la donnée de ce fichier doivent être identiques à ceux présentés sur la Matrice / Google Sheet utilisé dans L'IMPORT MANUEL

En voici un exemplaire pour rappel 👉 CLIQUEZ ICI

Le reste du processus est entièrement automatisé. L'ensemble des étapes décrites dans L'IMPORT MANUEL ne nécessitent donc aucune intervention de l'utilisateur.

⚠️ Il est important de préciser qu'en cas d'erreur lors de l'import, seule une correction manuelle sera possible depuis l'interface Leasup. Il sera également nécessaire de relancer manuellement le processus de validation de la matrice (importée automatiquement) puis le processus d'import une fois les erreurs corrigées.

**Pour activer cette option et obtenir les détails d'accès au serveur SFTP contactez nous via Chat ou Email **( support@leasup.com)

2. IMPORT PAR API

Pour un import par API vous pouvez créer les clés API et consulter la documentation Leasup depuis votre espace utilisateur.

L'espace utilisateur est la première page qui s'affiche lorsque vous vous connectez à Leasup.

👉 Pour rejoindre cette page lorsque vous êtes déjà sur l'environnement de votre marque cliquez sur le logo de votre marque en haut à gauche de votre écran et sélectionnez Configurer mes marques tout en bas du menu déroulant.

Votre espace utilisateur regroupe les différentes entreprises/marques que vous avez crée ou sur lesquelles vous avez été invité à travailler.

Chacune est symbolisée par une vignette qui affiche le logo de l'entreprise, les pays auxquels vous avez accès et le rôle que vous occupez en tant qu'utilisateur au sein de cet environnement. Enfin chaque marque propose plusieurs options de configuration accessible en cliquant sur le bouton Paramètres.

Pour accéder aux informations API choisissez Jetons publiques dans le menu déroulant.

⛔️ Seuls l' Administrateur de marque et l'Administrateur de Pays ont accès à cette option dans le menu de configuration. L'accès au paramètres n'est pas disponible pour les rôles Editeur et Consultation.

👉 Dans le menu Jetons publiques vous pourrez créer une nouvelle clé, et consulter la documentation API de Leasup en cliquant sur le lien en bas de page.

Vous retrouverez le lien de redirection ICI

Les éléments concernant l'import de factures sont regroupés dans les sections suivantes: