Importer vos données financières en masse

Sur LEASUP, les données financières de vos actifs se situent directement dans la fiche de vos sites, sous l'onglet Données financières (placé juste après les onglets Informations générales et Statistiques). Ces données extra-contractuelles (chiffre d'affaires, consommations énergétiques, données de compte de résultat comme l'EBITDA ou les coûts salariaux, transactions, etc.) peuvent être saisies manuellement site par site, ou importées très rapidement en masse.

Ce guide vous explique pas-à-pas comment utiliser l’importateur intelligent de LEASUP pour intégrer vos données financières sans erreur.

🧭 CONTEXTE : Pourquoi et quand importer vos données financières ?

L'importation de vos données financières dans LEASUP est une étape essentielle pour automatiser la gestion de vos baux. Une fois ces données intégrées, vous pouvez calculer automatiquement vos coûts variables, comme les loyers ou les charges indexés sur votre chiffre d'affaires.

🎯 RÉSULTAT : Ce que vous allez obtenir

En suivant ce guide, vous parviendrez à :
✅ Renseigner en quelques secondes des centaines de lignes de données financières (mensuelles ou annuelles) sur l'ensemble de vos sites.
✅ Mettre à jour ou corriger instantanément vos données existantes.
✅ Éviter les ressaisies manuelles fastidieuses tout en assurant une parfaite cohérence des données grâce aux outils de contrôle de l’importateur.

🛠️ INSTRUCTIONS : Le processus d'importation pas à pas

Étape 1 : Télécharger la matrice d'importation

1. Rendez-vous sur votre Liste des sites.
2. Cliquez sur le bouton Action situé en haut à droite.
3. Sélectionnez Télécharger la matrice d'import de données financières.
4. Le fichier se télécharge au format CSV ; vous pouvez l'ouvrir directement avec Excel.

Étape 2 : Remplir la matrice d'importation (Excel / CSV)

Le fichier contient des colonnes précises qu'il est indispensable de respecter pour que le système puisse "mapper" vos données au bon endroit.

👉 Remplissez les colonnes suivantes :

• Numéro de site : C’est l’élément le plus important du fichier. Vous devez obligatoirement utiliser le code analytique unique du magasin (et non son nom commercial, qui peut parfois être dupliqué) pour que LEASUP identifie précisément l'actif concerné.
• Année : L'année concernée (ex : 2021). Note : Si vous renseignez une année qui n'existe pas encore dans votre interface, LEASUP la créera automatiquement lors de l'import.
• Type : La nature de la donnée. Vous devez utiliser la terminologie exacte des types existant dans LEASUP (ex : "Chiffre d'affaires hors taxe" ou "Eau").
• Unité : L'unité de mesure associée (ex : euros €, pourcentage %, m³ pour l'eau, kWh pour l'électricité). L'unité n'est pas personnalisable et doit correspondre aux options de l'application.
• Données financières : Vous pouvez renseigner un Total annuel ou ventiler vos données dans les colonnes mensuelles (de Janvier à Décembre).

Étape 3 : Exécuter l'importation sur LEASUP

1. Revenez sur l'écran de la liste des sites, cliquez sur Action, puis sélectionnez Import de la donnée financière.
2. Déposez votre fichier dans la zone d'importation ou sélectionnez-le depuis votre ordinateur.
3. Suivez le fil d'Ariane en haut de l'écran qui vous guide à travers les étapes suivantes :
4. • Sélection de l'entête : Indiquez au système quelle ligne correspond aux intitulés de vos colonnes.
   • Correspondance des colonnes : Le système valide les colonnes reconnues (pastille verte). Si vous avez des colonnes superflues (comme le nom du site), vous pouvez simplement les supprimer à cette étape.
   • Contrôle de cohérence et validation : LEASUP vérifie les formats des nombres. S'il n'y a aucune erreur, confirmez l'importation.

⚙️ SPÉCIFICITÉS : Options avancées et gestion des erreurs

L'importateur de LEASUP est conçu pour vous faire gagner du temps grâce à des fonctionnalités exclusives :

• Création de types personnalisés : Si les types de données standards (Chiffre d'affaires, Eau, Électricité, EBITDA, etc.) ne couvrent pas vos besoins, vous pouvez ajouter vos propres catégories à la volée dans LEASUP (par exemple un type "DATA X" sous la famille Chiffre d'affaires) avant de lancer votre import. Veillez simplement à reporter l'orthographe exacte dans votre fichier Excel.
• Mise à jour intelligente par écrasement : Si vous importez des données sur une période déjà renseignée (ex : l'année 2021 pour le site NEW YORK ), le système va automatiquement écraser et mettre à jour les anciennes données par les nouvelles.
• Correction des erreurs en direct : Si votre fichier contient des anomalies, vous n'avez pas besoin de quitter l'application :
• • Erreur d'association : Si un numéro de site (ex : "150" au lieu de "15") ou un type de donnée (ex : singulier au lieu de pluriel) n'est pas reconnu, l'outil vous demande de lui indiquer la correspondance correcte parmi une liste.
  • Erreur de format : Les cellules comportant des anomalies de format (ex : du texte ou une virgule mal placée là où un nombre est attendu) s'affichent en rose. Cochez l'option Suivi des erreurs pour filtrer uniquement ces lignes et corrigez-les directement dans l'outil avant de valider l'import.

❓ PROBLÈMES FRÉQUENTS & FAQ

👉 Puis-je importer plusieurs années ou plusieurs types de données sur un même fichier ? Oui. Vous pouvez intégrer plusieurs types de données financières (eau, électricité, chiffre d'affaires) et sur plusieurs années différentes au sein d'un seul et unique import. Cependant, pour éviter de ralentir le processus d'intégration, il est recommandé de ne pas trop charger vos fichiers et de travailler plutôt par année ou par typologie de données.

👉 Le système me demande d'associer un numéro de site "150", mais mon site porte le numéro "15". Que faire ? Il s'agit généralement d'une faute de frappe dans votre fichier Excel. L'importateur intelligent détecte que le site "150" n'existe pas dans votre base et vous propose d'associer manuellement cette ligne au site "15" pour corriger l'erreur instantanément.

👉 Est-ce que l'importation supprime mes données financières précédentes ? L'importation crée les nouvelles données ou met à jour les données existantes pour les années et sites ciblés dans votre fichier. Vos autres données financières historiques non concernées par le fichier restent parfaitement inchangées.

👉 Que faire si j'ai fait une erreur d'importation sur un site spécifique ? Pas de panique. Vous pouvez vous rendre directement sur la fiche du site concerné, ouvrir l'onglet Données financières, déplier la ligne de l'année pour voir les détails mensuels, et corriger la valeur erronée manuellement via le formulaire en ligne.

Mis à jour le : 29/07/2026