RENSEIGNER UNE INDEXATION

La clause d’indexation sert de carburant à Leasup pour reconstituer l’évolution de votre loyer, de votre dépôt de garantie ou de vos charges depuis le départ et vous indiquer le prochain montant trimestriel. Il faut donc lui apporter une attention toute particulière !

Les préalables à la création de la clause d’indexation :

Avoir à portée de main votre bail, avenant ou document juridique sur lequel figure la clause d’indexation.
Vous assurer que dans votre contrat, le loyer ou les charges ont bien été créées ou à défaut le ou les lots associés à ces sommes sont bien créés pour mettre en place l’indexation.
Enfin connaître la date d’effet de votre loyer ou de vos charges à indexer.


Attention : On parle bien ici de date d’effet du loyer et non pas de date d’effet du contrat. Cela peut bien sûr être la même, mais pas forcément ! Notamment par exemple quand la clause d’indexation a été modifiée en cours de vie de votre contrat, comme ça a pu être le cas lors des changements d’indices d’ICC en ILC dans les années 2010 et 2011 ou pour la mise en place d’un fonds marketing en cours de bail

Ou enregistrer la clause dans Leasup ?

Rendez vous sur le contrat concerné
Cliquez sur le menu Loyers et Garanties ou Charges selon votre besoin
Si le loyer ou la charge a déjà été créé, cliquez sur le crayon ✒️ en bout de ligne pour accéder à la modification
Si le loyer ou la charge n’a pas été créé, cliquez en haut à droite sur ✚ Ajouter
L’indexation se complète sur le 3ème section du formulaire qui s’est ouvert à la droite de votre écran, en cliquant sur Activer l'indexation



Rappel : Evidemment, une indexation est liée à un loyer ou une charge. Donc commencer si ce n’est pas déjà fait par renseigner le loyer ou la charge dans la 1ère section du formulaire , en associant le ou les lots concernés et en vérifiant que la date d’indexation indiquée automatiquement corresponde bien à votre besoin.

Quels sont les éléments à renseigner ?

👉 5 champs sont à compléter lors d’une création

I. Date d’indexation

Date d’effet : cela correspond à la date anniversaire de la date d’effet
1er Janvier
Indexation triennale : l’indexation n’a lieu que tous les 3 ans, et à la date d’effet du bail.
🤔 Ce sont des cas plutôt rare que l’on rencontre souvent sur des baux anciens

Bon à savoir : Si le bail précise qu’il s’agit d’une révision ou d’une indexation triennale à la date d’effet, c’est bien Indexation triennale qu’il faut choisir, et non pas date d’effet qui renvoie à une indexation annuelle.

Date spécifique : C’est une indexation annuelle mais qui n’a lieu ni à la date d’effet, ni au 1er Janvier.
🤔 Ce sont également des cas plutôt rare. Il arrive cependant que le bailleur souhaite indexer par exemple au début d’un trimestre civil plutôt qu’à une date d’effet qui tombe en milieu de trimestre. Généralement la date d’indexation est clairement indiquée dans le bail.

💡 Bon à savoir : La date spécifique est le choix à privilégier lorsque dans un renouvellement ou un avenant, les indices de référence et de comparaison changent mais la date d’indexation du nouveau loyer est maintenue à l’identique du bail précédent au lieu d’être fixée à la date d’effet du renouvellement ou de l’avenant.

Exemple : Un 1er Bail à effet au 01/03/2009 indexé à la date d’effet. Il est renouvelé au 01/06/2019 avec un nouvel indice de référence et un nouvel indice de comparaison mais toujours indexé à la date d’effet du bail initial, soit le 01/03 et non pas le 01/06. Il faudra alors indiquer dans la date d’effet du loyer le 01/06/2019, mais dans la date d’indexation Date spécifique en complétant le champ suivant et en indiquant Première indexation au 01/03/2020

II. Première indexation

Cette date se complète automatiquement par Leasup, sauf pour le cas de la date spécifique qui nécessite une intervention de votre part.

⚠️ Attention à bien vérifier cependant la date indiquée, car si Leasup ne se trompe pas, il ne peut en revanche pas deviner les potentiels cas particuliers négociés dans votre bail, comme par exemple une première indexation exceptionnellement décalée à la 3ème année du bail. Il convient alors de modifier manuellement la date indiquée qui reste modifiable à tout moment

III. Indice

📝 La liste proposée est vaste et susceptible de s’enrichir.




😰 Pas de panique cependant, généralement votre bail indique l’un des 2 premiers :
ILC ( Baux récents datant d’après 2008 )
ICC ( pour les baux plus anciens datant généralement d’avant 2008 ).

📞 Si toutefois vous ne trouvez pas votre bonheur dans la liste car votre bailleur a fait preuve d’originalité, contactez-nous. Nous l’ajouterons.

IV. Indice de référence

Ça se complique !





✅ Leasup dispose de la liste complète des indices correspondant à la sélection précédente, directement issue du site de l’INSEE et mise à jour automatiquement.

2 cas de figure se présentent généralement :
Dans l’idéal, le bailleur a clairement indiqué l’indice de référence dans son bail, et vous n’avez plus qu’à sélectionner le bon
Sinon, il a utilisé une rédaction qu’il va falloir interpréter correctement!

📗 La plus commune étant : « l’indice de référence sera le dernier indice publié à la date d’effet ». Il faut donc disposer de la date d’effet de votre loyer et chercher dans la liste de Leasup celui qui correspond en vous concentrant sur non pas l’indice ou sa valeur mais sa date de parution qui figure juste après sa valeur.

📕 Pour les formulations plus "complexes", cela peut nécessiter plus de concentration, car s'il s’agit souvent du dernier indice publié par rapport à une date, la date,elle, varie. Il peut s’agir de la date de signature du bail, mais aussi de la date de paiement du 1er loyer ...il faut donc potentiellement tenir compte de la franchise !
C'est un jeu de piste : prenez votre temps 😉


Attention : dès que vous avez sélectionné l’indice, Leasup renseigne automatiquement par défaut l’indice de référence avec l’indice le plus ancien de la liste. Il faut bien évidemment le modifier et choisir le bon indice dans cette liste . Leasup n’est pas encore assez intelligent pour deviner tout seul l’indice de référence… mais ça viendra peut-être !

V. Indice de comparaison

👉 En règle générale les 2 premiers choix sont les plus utilisés à savoir
« Même trimestre année suivante »
« Dernier indice publié à la date d’indexation ».

👉Si toutefois le bail précise quel indice utilisé, par exemple le 2ème trimestre de l’année précédente, cocher 2T.N-1 ou le 1er trimestre de l’année, optez pour 1T.N

✋ conseil avant d’enregistrer, indiquer dans Référence Bail dans la 2eme section du formulaire le numéro de l’article et la ou les pages sur lesquelles vous avez trouvé l’information. Cela vous facilitera grandement la tâche si vous deviez la vérifier à nouveau en cas de doute

Et maintenant ?

1) On vérifie le résultat

• Cliquez sur l'icon Graph 📈 en bout de ligne pour accéder à l’évolution du loyer ou de la charge depuis la date d’effet.
• Vérifiez que les montants et/ou indices utilisés sont cohérents avec vos factures.
• Cliquez sur la croix en haut à droite ou à côté de la fenêtre pour sortir.

2) On corrige une erreur éventuelle :

• cliquez sur l'icon crayon ✒️ en bout de ligne du loyer ou de la charge pour accéder à la modification.
• Procédez aux corrections.
• Et bien sûr enregistrez.

3) On a encore des questions

• Faites un tour sur la fiche Renseigner une indexation : POUR ALLER PLUS LOIN
• Utiliser le chat si vous avez encore des questions

Mis à jour le : 25/01/2023