SMART DOCUMENT SYSTEM - SDS

Combien de temps perdu à parcourir des contrats pour rechercher l'information dont vous avez besoin ? Pourquoi ne pouvez vous pas cliquer sur un bouton et arriver directement sur la page du document qui vous intéresse? Stocker vos documents dans un seul et même endroit c'est pratique mais comment faire pour ne jamais oublier de s'y référer? C'est pour répondre à ces questions que les équipes de @leasup ont développé le SDS : une fonctionnalité qui permet de créer une véritable interaction entre votre base documentaire et votre donnée digitalisée

C'EST QUOI LE SDS ?

C'est une fonctionnalité 3 en 1 qui permet:

1. L'océrisation automatique de vos documents

2. La recherche et l'extraction de donnée

3. La création d'un lien documentaire

COMMENT ÇA MARCHE ?

1. Océrisation

❓DEF : l'océrisation est un anglicisme qui vient des initiales O.C.R (Optical Caractère Recognition) c'est à dire la reconnaissance optique de caractère ou reconnaissance de texte. Cette technologie vous permet de convertir différents types de documents tels que des fichiers PDF ou les photos numériques en fichiers modifiables et interrogeables.

Vous n'avez rien à faire 😎 !
Désormais lorsque vous importez un document dans leasup, le système lance automatiquement une "reconnaissance optique de caractère" sur l'ensemble des pages de vos fichiers.






⚠️ Notez que si vous importez une multitude de fichiers simultanément l'opération d'océrisation peut prendre plusieurs minutes. Vous pouvez cependant continuer de travailler sans inquiétude, vous serez averti dès que l'opération sera finalisée.

2. Recherche & Extraction

👉 Recherchez à l'aide de la fonction 🔍 les mots clés dans vos documents,



👉 Surlignez la rédaction souhaitée



👉 Laissez un commentaire sur le document



👉 Copiez le texte dans votre presse papier



👉 Localisé le contenu ou le positionnement de votre sélection en créant un lien documentaire

3. Créer un lien documentaire

Leasup vous permet désormais de relier une page ou une section de texte de votre document, à
▶︎ 1 clause
▶︎ 1 loyer
▶︎ 1 charge
de votre contrat. Cette action est baptisée "Association"





⚠️ Il est aujourd'hui possible d'associer une seule sélection de document à un élément (clause, loyer ou charge). Une même sélection peut par contre être rattachée à plusieurs éléments.

Pour une sélection de texte:
Surlignez le passage qui vous intéresse et choisissez dans le menu qui s'affiche à quel ensemble vous souhaitez le rattacher



Cliquez sur la 🗑 pour annuler votre sélection

Selon votre choix, leasup affichera les clauses, les loyers ou les charges déjà disponibles pour un rattachement dans chaque élément.





💡 Si l'élément auquel vous souhaitez associer votre sélection n'existe pas dans la liste proposée (car il n'a pas encore été crée) vous aurez toujours la possibilité de le créer directement depuis le même écran et ce sans jamais avoir à fermer votre navigateur de document. 👏 L'association, elle, se fera alors automatiquement entre votre sélection et le nouvel élément crée.


Lorsque vous créez une nouvelle clause, leasup recopie automatiquement la sélection de texte dans le champs "clause" du formulaire.
🎁 Vous pouvez ainsi extraire de votre contrat autant de clause que vous le souhaitez, sans jamais à avoir en recopier le contenu.🎁





Pour une sélection de page ou image :
Rendez vous sur la page que vous souhaitez rattacher
Cliquez sur l'outil "Sélection" dans la barre de menu
Encadrez la page en faisant glisser votre curseur sur tout ou partie du contenu.
sélectionnez l'élément auquel vous souhaitez rattacher votre sélection ou créer un nouvel élément si besoin.





Une fois votre association réalisée vous retrouverez pour chaque élément Loyer - Charge - Clause
L'icon 🔗 vous redirigera automatiquement vers la section du document concernée.

Les petits +

✅ Mode plein écran

Pour faciliter la recherche ou la navigation dans votre document utilisé le mode plein écran.



Vous pouvez également ajuster le Zoom avec les boutons + et - ou choisir parmi des formats prédéfinis



Le Menu Général et le Menu Contrats son également repliables individuellement pour mieux s'adapter à la taille de votre écran.




✅ Téléchargement à la carte
Qu'il s'agisse d'un fichier EXCEL, PNG, JPEG, POWERPOINT, WORD ou d'une autre extension, tous sont consultables dans votre navigateur car leasup les transforme systématiquement au format PDF lors du processus d'océrisation.
Ces fichiers restent exportable à tout moment, sous leur format initial ou sous format PDF, avec ou sans les annotations que vous y aurez apporté sur leasup



_vous pouvez également imprimer vos documents depuis le navigateur mais n'oubliez pas que leasup est consultable partout et sur différents supports (Mobile, tablette, PC, ..), alors si vous avez du réseau: pas besoin d'imprimer!

✅ Personnalisation des couleurs et formats
La couleur proposée pour le surlignage de texte tout comme celle utilisée pour les annotations sur le document est configurable pour chaque utilisateur parmi une très large palette.
Le format de texte pour les annotations réalisées sur le document est également modulable avec les options standard de traitement de texte B I U

FAQ

Quels types de fichier peut-on importer sur leasup ?
Les extensions suivantes sont acceptées : XLS, XLSX, DOC, DOCX, PNG, JPEG, PPTX
L'océrisation se base sur le format PDF d'un document, quelque soit l'extension du fichier initial il est donc transposer en format PDF


Que va t-il se passer pour les documents que j'ai déjà téléchargé sur leasup ?
Pour les fichiers que vous avez déjà importé sur la plateforme, vous aurez l'option de lancer le processus d'océrisation lorsque vous les consulterez à nouveau .



L'océrisation est elle également disponible sur le menu facture de leasup ?
OUI - les options d'océrisation et de modifications de fichier : Note - Surlignage - Copier/Coller sont également disponibles dans le navigateur de document qui affiche les factures. Vous pouvez donc extraire la donnée de la pièce jointe pour saisir le formulaire de ligne de facture, surligner un fournisseur ou un montant ou encore laisser une note pour rappel.

Mis à jour le : 25/01/2023