Factures - Saisie comptable et Suivi

• De quoi s’agit-il ?

Le menu Comptabilité → Factures permet de saisir, consulter et suivre les factures enregistrées dans LEASUP.

Cette fonctionnalité permet notamment de :

• centraliser les factures liées aux contrats ;
• suivre les montants facturés et leur évolution ;
• retrouver rapidement une facture grâce aux filtres ;
• exporter les données dans Excel pour des contrôles ou analyses complémentaires ;
• rattacher le document PDF de la facture pour conserver la pièce justificative ;

La facture ne doit pas être considérée uniquement comme une donnée comptable : lorsqu'elle est disponible, le PDF associé permet de conserver la preuve documentaire et de retrouver rapidement l'origine du montant enregistré.

• Saisir une Facture

📍 Chemin d'accès : Menu à gauche → Comptabilité → Factures
Depuis cet écran, les factures peuvent être saisies et consultées dans un tableau de suivi.

Etape 1  - Saisie de la Facture :

• Cliquer sur le bouton « + Nouvelle facture » situé à droite de l’écran

Les champs comportant une étoile * sont obligatoires.

Saisir les informations générales :

1. Saisir le « n° de Facture »
2. Sélectionner le « site » dans la liste déroulante
3. Sélectionner le « contrat » concerné par la facture dans la liste déroulante
4. Sélectionner le « fournisseur » dans le menu déroulant
5. Renseigner les « date de facturation », « date de saisie » ( par défaut, la date du jour est saisie) et « date d’échéance ». Ces dates ont une importance pour le suivi de factures.
6. Renseigner le « statut » de votre facture parmi les options proposées :
7. • A traiter
   • En attente
   • Validée
   • Payée
   • Litige
8. • Cliquer sur « Enregistrer »

Saisir les lignes de facturation :

1. sélectionner dans la liste déroulante la « catégorie & sous-catégorie »
2. Sélectionner le « type » de document dans la liste déroulante
3. Renseigner la « période de facturation » concernée
4. Saisir le « montant HT »
5. Sélectionner le « taux de TVA » applicable dans le menu déroulant
6. La zone « commentaire » permet d’apporter des précisions
7. Cliquer sur « Enregistrer »

Pour des modifications sur l’ensemble des lignes de facturation, cliquer sur les 3 points « … » :

• Possibilité de modifier la période sur toutes les lignes de facturation
• Possibilité de supprimer toutes les lignes

**Etape 2  - Rattacher le PDF à la facture📄**

Lorsqu'une facture est disponible sous format PDF, il est recommandé de rattacher le document directement à la facture correspondante.
Le rattachement facilite notamment :

• la vérification du montant saisi ;
• la recherche de la facture ;
• les contrôles comptables ;
• la consultation ultérieure de la pièce justificative.

1. Cliquer sur l’icône « documents » à droite de l’écran
2. Cliquer sur « ajouter un document » en bas du nouvel écran
3. « Déposer » votre fichier concernant la facture ou bien cliquer sur « sélectionner des fichiers » pour rechercher sur votre réseau
4. Cliquer sur « Enregistrer »

Par exemple : la facture de liquidation des charges et les documents justificatifs ou encore une facture de Taxe Foncière et l’avis d’imposition correspondant

• Suivi des Factures

Le tableau d'affichage des factures permet de retrouver plus facilement les factures grâce aux filtres disponibles sur les colonnes. Les filtres peuvent notamment être utilisés pour :

• cibler une période ;
• retrouver les factures d’une division, d'un contrat ou d'un site ;
• filtrer selon le statut des factures ;
• filtrer les montants minimum ou maximum

L'objectif est de ne pas avoir à parcourir l'ensemble des factures une par une !

Les filtres sont particulièrement utiles pour réaliser des contrôles ciblés : plutôt que d'exporter systématiquement toutes les données, commencer par filtrer directement dans LEASUP.

• Exporter les factures dans Excel

Le tableau des factures peut être exporté dans Excel et permettre de :

• réaliser des contrôles complémentaires ;
• effectuer des tris ou analyses spécifiques ;
• partager une extraction avec d'autres interlocuteurs ;
• conserver une extraction à une date donnée ;
• travailler sur un périmètre de factures préalablement filtré.

• Accéder aux factures depuis le Contrat

Il est également possible d'accéder aux factures directement depuis le contrat concerné. Cette possibilité est particulièrement pratique lorsqu'on travaille déjà sur un contrat et que l'on souhaite consulter les factures qui lui sont associées sans repasser par le menu général Comptabilité → Factures.

🔗 2 logiques de consultation :

• Depuis le menu Comptabilité → Factures → approche globale : rechercher et suivre les factures sur l'ensemble du portefeuille.
• Depuis le contrat → approche ciblée : consulter directement les factures liées au contrat en cours.

1. Soit en cliquant sur l’icône « factures » situé en haut à droite de votre écran

2. Soit dans le suivi financier du contrat : Contrat → Finance → Loyers et charges fixes

Dans le tableau « Détails des calculs par année », les factures comptabilisées peuvent être consultées en cliquant sur le montant dans la colonne « facturé ». Un nouvel écran apparaît et vous permet d’accéder à la facture. Cette vue est particulièrement utile pour faire le lien entre :
le contrat → le loyer ou la charge → la facture → le document justificatif.

📌 Exemple : Vous constatez dans le tableau des « détails des calculs par année » un montant que vous ne comprenez pas et vous souhaitez vérifier le détail dudit montant. Vous pouvez ainsi passer de la donnée financière à la pièce comptable associée

RESUME :  Les 3 façons de retrouver une facture

Selon le besoin, plusieurs portes d'entrée sont donc possibles :

• Vérification des Factures

Pour les méthodes de vérification des factures, se référer à l’article « Où vérifier une facture ? »

• Saisir les factures depuis Comptabilité → Factures.
• Utiliser les filtres du tableau pour faciliter le suivi et les contrôles.
• Exporter dans Excel lorsque des analyses ou traitements complémentaires sont nécessaires.
• Rattacher le PDF de la facture pour conserver la pièce justificative.
• Utiliser le raccourci depuis le contrat pour retrouver rapidement ses factures.
• Depuis Contrat → Finance → Loyers et charges fixes, utiliser le tableau « Détails des loyers et charges fixes » pour retrouver et consulter la facture associée à un élément financier.

Mis à jour le : 14/09/2026