Vérifier et valider une facture sur Leasup

Ce guide vous explique comment rapprocher et valider vos factures immobilières dans Leasup, depuis le paramétrage de votre plan de comptes jusqu'à la vérification des écarts, en passant par la consultation des rapports multi-sites.

Pré-requis : Le paramétrage comptable

Point clé : Avant tout, votre paramétrage comptable dans Leasup doit être correctement configuré. C'est lui qui dicte la façon dont vous pouvez rapprocher chaque ligne de facture avec les éléments calculés théoriquement par Leasup.
👉 Rendez-vous dans Paramétrage > Comptabilité.

Les 5 types de coûts

Leasup organise vos coûts en 5 grands types :

• Loyer — Loyer fixe, loyer variable, etc.
• Charge — Charges communes, charges de copropriété, etc.
• Taxe — Impôts et taxes, taxe sur locaux commerciaux, etc.
• Garantie — Dépôts de garantie, cautions, etc.
• Honoraire et autres frais — Honoraires de gestion, frais divers, etc.

L'arborescence Types > Catégories > Sous-catégories > Codes comptables

Chaque type de coût est subdivisé en catégories, elles-mêmes divisées en sous-catégories, auxquelles vous rattachez un ou plusieurs codes comptables.

Exemple

Type : LOYER

• Catégorie : Loyer fixe
• Catégorie : Loyer variable

Type : TAXE

• Catégorie : Impôt et taxe
• • Sous-catégorie : Taxe bureaux
  • Sous-catégorie : Taxe locaux commerciaux

Cette arborescence est identique dans tous les contextes Leasup :

👉 Le paramétrage comptable
👉 La création des coûts sur le contrat
👉 La saisie des lignes de facture
👉 Les tableaux de rapprochement et les rapports

Étape 1 : Intégrer la facture dans Leasup

Une facture peut être intégrée dans Leasup de trois manières :

1. Via API — Import automatique depuis le système de votre bailleur. Une documentation technique est disponible sur demande.
2. Via échange de fichier — Import par fichier structuré. Contactez le support Leasup pour la mise en place.
3. Saisie manuelle — Vous saisissez directement chaque ligne de facture dans l'interface.

À quoi ressemble une facture saisie ?

Lors de la saisie ou de la consultation d'une facture, vous retrouvez :

• Le site concerné (ex. : Asgard)
• Le fournisseur (ex. : bailleur)
• La période facturée (ex. : Q2 2026)
• Les lignes de facture — chaque ligne est rattachée à un type, une catégorie, une sous-catégorie et un code comptable

Exemple de facture Q2 2026 :
-Charges communes
-Honoraires de gestion
-Loyer
Total : 346 003 € HT

Étape 2 : Rapprocher la facture depuis le contrat

C'est le niveau de vérification le plus détaillé, ligne de facture par ligne de coût.

Accéder au tableau de rapprochement

1. Depuis votre portefeuille, sélectionnez le site concerné
2. Accédez au Contrat du site
3. Dans la partie Financière, ouvrez la section Coûts fixes

Vous y trouvez un tableau interactif qui met en regard les montants théoriques (calculés par Leasup) et les montants facturés (issus de votre facture saisie).

Personnaliser l'affichage du tableau

Le tableau est entièrement configurable selon votre besoin de détail. Vous pouvez choisir le niveau de granularité :
✅ Type — Vue agrégée, ex. : Loyer global
✅ Catégorie — Vue intermédiaire, ex. : Loyer fixe
✅ Sous-catégorie — Vue détaillée, ex. : Loyer LMG
✅ Coût — Vue ultra-détaillée, libellé par libellé

Vous pouvez également choisir l'axe temporel :
➡️ Par semestre
➡️ Par trimestre
➡️ Par mois
➡️ Sans ventilation temporelle (vue globale)

Lire le tableau de rapprochement

Le tableau comporte quatre colonnes principales :

1. Calculé / Théorique — Montant provisionné par Leasup sur la période
2. Facturé — Montant issu de la facture saisie
3. Réductions — Réductions éventuelles applicables sur la période
4. Écart — Différence entre le calculé et le facturé

Exemple de lecture :
👉 Charge commune théorique : 37 772 € / Charge commune facturée : 37 772 € → Écart : 0 € ✅
👉 Loyer théorique : 3 700 € / Loyer facturé : 5 700 € → Écart : +2 000 € ⚠️ Sur-facturation détectée

Identifier et documenter les écarts

Si vous constatez un écart :

1. Analyser — Comparez ligne par ligne le montant attendu et le montant facturé
2. Commenter — Cliquez sur la ligne concernée pour ajouter un commentaire explicatif, visible par tous vos collaborateurs
3. Échanger — Utilisez la section Conversations pour laisser une note ou engager un échange avec votre équipe

Étape 3 : Vue globale multi-sites via les rapports

Pour une vision consolidée sur l'ensemble de votre portefeuille, Leasup propose un rapport dédié.

Accéder au rapport

1. Dans le menu principal, cliquez sur Reporting
2. Sélectionnez Rapports publics
3. Ouvrez le rapport "Loyer Charge [année] — Théorique vs Facturé"

Structure du rapport

Le rapport présente, pour chaque site, les montants théoriques et facturés organisés par année, par trimestre et par sous-catégorie de coût (charges, honoraires, loyers…).

Vous pouvez personnaliser l'affichage :

👉 Changer l'ordre des colonnes selon vos préférences
👉 Filtrer par année pour ne voir que l'exercice en cours
👉 Passer les trimestres en ligne plutôt qu'en colonne pour plus de lisibilité
👉 Regrouper ou dégrouper les données pour alterner entre vue synthétique et vue détaillée

Cas particulier : montants sans période d'affectation

Si une facture est importée sans période d'affectation précise (trimestre non renseigné), les montants correspondants apparaissent dans une période neutre dans le rapport. Cela vous permet de les identifier et de les traiter séparément.
Pour les corriger, modifiez la facture concernée en renseignant la période appropriée.

Vision multi-sites

Avec 20, 30 ou 40 sites, ce rapport devient votre outil principal de pilotage de la facturation. Il vous donne :

• La liste de tous vos sites
• Les montants théoriques et facturés par trimestre et sous-catégorie
• L'identification immédiate des sites avec écarts
• Un affichage regroupé ou dégroupé selon le niveau de détail souhaité

Étape 4 : Vue par site (multi-contrats)

Si un site dispose de plusieurs contrats — local principal + réserve + parking par exemple — la vue depuis la fiche site est particulièrement utile.

Accéder au tableau d'écart depuis le site

1. Accédez à la fiche du site
2. Cliquez sur l'icône Tableau d'écart

Ce tableau reprend la même terminologie et le même aménagement que le tableau de rapprochement vu au niveau du contrat, avec une différence essentielle :

• Vue contrat → montants d'un seul contrat
• Vue site → somme de tous les contrats du site (local + réserve + parking + …)

Cela vous permet d'avoir une visibilité consolidée au niveau du site pour les factures émises globalement sur plusieurs contrats.

Comme tous les tableaux Leasup, vous pouvez réorganiser l'affichage par contrat, par sous-catégorie, par trimestre ou par mois selon vos besoins.

Récapitulatif des 3 niveaux de vérification

${color}rgb(var(--black))Niveau Contrat Où : Site > Contrat > Financière Pour : Vérification détaillée ligne par ligne
- Niveau Site Où : Fiche site > Tableau d'écart Pour : Vue consolidée multi-contrats du site
- Niveau Portefeuille Où : Reporting > Rapports publics Pour : Vue globale sur tous vos sites

FAQ

Q : Ma facture n'apparaît pas dans le tableau de rapprochement. Pourquoi ?
Vérifiez d'abord que la facture a bien été saisie ou importée dans Leasup et qu'elle est rattachée au bon contrat et à la bonne période. Si le problème persiste, contactez le support via le chat Leasup.

Q : Les catégories de ma facture ne correspondent pas à celles de mon contrat. Que faire ?
Cela indique un défaut d'harmonisation dans votre paramétrage. Rendez-vous dans Paramétrage > Comptabilité et vérifiez que les types, catégories et sous-catégories utilisés dans la facture correspondent exactement à ceux configurés sur le contrat. Contactez le support si vous avez besoin d'aide pour aligner votre plan comptable.

Q : Puis-je importer mes factures automatiquement sans les saisir à la main ?
Oui. Leasup supporte l'import via API ou échange de fichier. Une documentation technique est disponible. Contactez le support Leasup pour mettre ce système en place.

Q : J'ai un écart entre le montant théorique et le montant facturé. Comment le justifier ?
Vous pouvez ajouter un commentaire directement sur la ligne concernée dans le tableau de rapprochement, ou utiliser la section Conversations du contrat pour documenter la situation et échanger avec vos collaborateurs.

Q : Certains montants apparaissent dans une "période neutre" dans le rapport. Qu'est-ce que cela signifie ?
Ces montants proviennent d'imports réalisés sans période d'affectation (trimestre non renseigné). Leasup ne peut pas les positionner automatiquement sur une période, ils sont donc regroupés dans un affichage neutre. Pour les corriger, modifiez la facture concernée en renseignant la période appropriée.

Q : Quelle est la différence entre la vue depuis le contrat et la vue depuis le site ?
La vue contrat ne montre que les montants d'un contrat spécifique. La vue site consolide tous les contrats du site (ex. : local + réserve + parking), ce qui est utile lorsqu'un bailleur vous envoie une seule facture couvrant plusieurs contrats.

Q : Comment accéder rapidement aux factures en écart sur tout mon portefeuille ?
Utilisez le rapport "Loyer Charge — Théorique vs Facturé" dans la section Reporting > Rapports publics. Ce rapport donne une vue instantanée des écarts sur l'ensemble de vos sites, filtrable par année, trimestre et sous-catégorie.

Q : Le paramétrage comptable est-il vraiment indispensable avant de commencer ?
Oui, c'est la fondation de tout le processus. Sans un paramétrage aligné avec votre plan comptable et vos pratiques de facturation, les rapprochements seront impossibles ou inexacts. Prenez le temps de le configurer correctement dès le départ.

Mis à jour le : 16/07/2026