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FICHE METIER : Dates & Échéances fixes

FICHE METIER : Dates & Échéances fixes


Cette fiche constitue un support pédagogique et opérationnel pour l'utilisation de LEASUP. Les dates affichées ou calculées par LEASUP doivent être considérées comme des échéances de suivi, et non comme une validation juridique automatique. Pour chaque bail, le calcul doit être rapproché du contrat signé, de ses éventuels avenants, des clauses relatives à la durée et au congé, du régime juridique applicable, et, lorsque nécessaire, des actes effectivement délivrés. En particulier, une échéance calculée automatiquement à partir de la date d'effet ne doit pas remplacer la vérification du document contractuel.


1- Pourquoi distinguer les différentes dates ?

Dans LEASUP, plusieurs dates peuvent être renseignées pour un même bail. Elles ne correspondent pas nécessairement au même événement et ne doivent pas être utilisées indifféremment pour calculer la durée du bail ou les échéances de congé.


Les principales dates à distinguer sont :

      • Date de mise à disposition des locaux
      • Date de signature du bail
      • Date d’effet du bail
      • Durée du bail /Date de fin du bail
      • Durée ferme, lorsqu’elle existe
      • Date d’ouverture au public
      • Dates d’échéances de congé


⚠️ Point de vigilance : La date de signature du bail n’est pas nécessairement la date de départ du bail.


2-La date de mise à disposition prévisionnelle des locaux

🔎 Comprendre
La date de mise à disposition prévisionnelle correspond à la date à laquelle le locataire est prévu de pouvoir prendre possession des locaux.
Il s’agit d’une date de suivi et non d’une date juridique. Elle permet notamment de suivre les contrats pour lesquels les locaux sont encore en attente de livraison ou de mise à disposition.


⚠️ Point de vigilance : La date de mise à disposition ne doit pas être assimilée automatiquement à la date d'effet du bail.


3-La date de signature du bail

🔎 Comprendre
La date de signature correspond à la date à laquelle les parties signent le contrat. Elle doit être conservée comme une information distincte de la date d'effet.


⚠️ Point de vigilance : La date de signature est une donnée indispensable pour calculer l’actualisation d’un loyer si cette clause est prévue au bail.


4-La date d'effet du bail

🔎 Comprendre
La date d'effet est la date à partir de laquelle le bail produit ses effets contractuels, conformément aux stipulations du contrat.
Elle constitue généralement la date de référence pour déterminer :

      • le début de la durée contractuelle ;
      • la date d'échéance ;
      • les périodes triennales d'un bail commercial ;
      • certaines échéances de congé.


5-La durée du bail

🔎 Comprendre
La durée correspond à la période pendant laquelle le bail est conclu. Pour un bail commercial, le statut des baux commerciaux prévoit, en principe, une durée minimale de 9 ans.
Le bail peut toutefois prévoir une durée supérieure.


⚠️ Point de vigilance : Le calcul doit être effectué à partir de la date de départ prévue par le contrat, et non automatiquement à partir de la date de signature.


6-La durée ferme

🔎 Comprendre
Certains contrats comportent une période ferme, pendant laquelle les parties s'engagent à maintenir le bail sans possibilité de résiliation anticipée, sauf hypothèses prévues au contrat ou par la loi. La durée ferme est donc distincte de la durée totale du bail.


⭐ Pourquoi distinguer durée du bail et durée ferme est important ?


Parce qu'une échéance de résiliation ou de congé peut être liée :

      • à la fin du bail ;
      • à une période triennale ;
      • à la fin de la période ferme ;
      • ou à une clause contractuelle spécifique.


➡️ La durée ferme ne doit donc jamais être confondue avec la durée du bail.
➡️ En France, si aucune durée ferme n’est précisé dans le bail commercial, une durée ferme de 3 ans s’applique par défaut.


7-La date d'ouverture au public

🔎 Comprendre
La date d’ouverture au public correspond à la date à laquelle le local est effectivement ouvert et accessible à la clientèle ou au public dans le cadre de l’activité exercée par le preneur.
Elle constitue une date métier importante dans le suivi d’un actif commercial, mais également pour le calcul et paramétrage dans Leasup des éventuelles accompagnements financiers du bailleur en début de bail (franchise, paliers de réduction ).


👉 La date d’ouverture au public se renseigne sur le site, onglet « informations générales » dans la case date d’ouverture du site. Mais elle est visible, si elle a été complétée, sur la frise chronologique en haut de votre écran.


⚠️ Point de vigilance : La date d’ouverture au public n’est pas nécessairement une échéance juridique.


8-Les échéances d'un bail commercial

🔎 Comprendre le Principe du " 3 / 6 / 9 "
Pour un bail commercial classique d'une durée minimale de 9 ans, le preneur dispose en principe d'une faculté de donner congé à l'expiration de chaque période triennale, avec un préavis de 6 mois. On retrouve donc les principales échéances :

      • 1ère période triennale => À 3 ans
      • 2ème période triennale => À 6 ans
      • Échéance du bail => À 9 ans


Si le bail a une durée de 10 ans, les échéances de congés seront donc à 3/6/9/10 ans ; idem pour un bail de 12 ans, les échéances de congés seront à 3/6/9/12 ans.


⚠️ Point de vigilance : La validité d'un congé dépend notamment des stipulations du bail, du régime applicable et du respect des conditions légales de forme et de délai.


L'article L.145-9 du Code de commerce prévoit que les baux soumis au statut des baux commerciaux ne cessent que par l'effet d'un congé donné 6 mois à l'avance ou d'une demande de renouvellement. À défaut, le bail se prolonge tacitement au-delà du terme fixé.
Pour le bail commercial, les règles de durée et de congé résultent notamment des articles L.145-4 et L.145-9 du Code de commerce.


A noter que certains baux peuvent prévoir une durée de préavis différente, généralement plus longue. Par exemple certains actes mentionnent un préavis de 12 mois pour les grandes surfaces de plus de XXXX m².


9-La tacite prolongation

🔎 Comprendre
Si aucun congé ou aucune demande de renouvellement n'intervient à l'échéance, le bail commercial écrit ne disparaît pas automatiquement :
➡️ Le bail se poursuit en tacite prolongation.


Pendant cette période, le congé doit être donné au moins six mois à l'avance et pour le dernier jour d'un trimestre civil.


💡 Dans LEASUP, le statut du bail évolue automatiquement.


10-Paramétrage dans Leasup


Depuis le contrat concerné, lors de la création du contrat, onglet « dates et échéances » :


  1. Renseigner la date de signature du contrat
  2. Renseigner la date d’effet du contrat ( obligatoire) Généralement cette date correspond à la livraison du local, vérifié selon le Procès-Verbal de livraison ou document d’état des lieux d’entrée. Mais également, la date d’effet du contrat peut être expressément définie dans le bail.
  3. Renseigner la durée selon les indications mentionnées dans le bail ( Attention : vérifier s’il n’y a pas de dérogation sur la durée )


👉 automatiquement Leasup va calculer la date de fin de bail, il n’est donc pas nécessaire de la saisir mais il faut la vérifier par rapport à la date mentionnée dans le document contractuel.


  1. Renseigner la durée ferme prévue au bail, lorsqu’elle est mentionnée.

À défaut d’information précisée dans le bail, et dans le cas d’un bail commercial, renseigner par défaut une durée de 3 ans, correspondant à la première période triennale, au terme de laquelle le locataire peut exercer sa faculté de résiliation.

  1. Cliquer sur « Enregistrer »





Pour paramétrer les échéances fixes :

  1. Cliquer sur « Générer des échéances automatiquement » dans la partie Échéances
  2. Sélectionner le « type d’échéance »
  3. Ajouter la « durée de préavis » en années, mois, jours
  4. Cliquer sur « Générer »             



  1. Un nouvel écran apparaît sur la partie droite de votre écran :

👉 Vérifier les types d’échéance, les dates d’échéances et paramétrer pour chacune d'elles les modalités de communication ( courrier recommandé, huissier ou par tous moyens )

  1. Cliquer sur « Créer »



Après validation, les congés apparaissent dans la partie "échéances" :



⭐ LE RÉFLEXE LEASUP : Les dates renseignées dans Leasup ont toutes été vérifiées sur des documents juridiques.


💡 ASTUCE LEASUP : Toutes les dates indiquées dans l’onglet « Dates et échéances » apparaissent également sur la frise chronologique en haut de l’écran. Vous pouvez faire défiler la frise avec votre "screenpad" ou votre souris.


11-Modification des échéances fixes

🔎 Comprendre
L’échéance d’un congé peut être modifiée au cours de la vie du bail, notamment à la suite de la signature d’un avenant prévoyant une nouvelle échéance fixe ou une renonciation à délivrer congé pour une échéance fixe initialement prévue dans le bail avec un report d’échéance.


Dans les 2 situations, il est essentiel de ne pas simplement modifier les dates existantes sans conserver l’historique de la relation contractuelle.



🟧 Situation 1 – Report d’échéance lié à une situation de renonciation à délivrer congé


Exemple : Signature d’un avenant prévoyant la renonciation à délivrer congé pour la l’échéance du 29/01/2026 et report de l’échéance au 29/01/2027


Etape 1 :

  1. Retourner sur l’échéance concernée pour enregistrer la renonciation en cliquant sur le crayon « modifier » à droite de l’étiquette
  2. Cliquer sur le curseur « renonciation » pour l’activer
  3. Cliquer sur « Enregistrer »


Etape 2 :

  1. Cliquer sur « ajouter une échéance » en bas de l’écran
  2. Sélectionner l’étiquette « échéance fixe »
  3. Sélectionner le type d’échéance « congé en cours de bail » dans la liste déroulante
  4. Renseigner la « durée du préavis » en années, mois ou jours
  5. Renseigner la « date effective d’échéance » => la date butoir de notification se calcule automatiquement en fonction de la durée du préavis et de la date d’échéance saisie
  6. Sélectionner parmi les éléments de la liste déroulante le « mode de communication »
  7. La zone « commentaire » permet d’apporter des précisions sur l’origine de cette nouvelle échéance
  8. Cliquer sur « Enregistrer »




Après traitement, les échéances apparaîtront ainsi :



Etape 3 :
Depuis le contrat concerné, Onglet « Juridique » puis sélectionner « modification de contrat »

  1. Cliquer sur le « + » à droite de l’écran pour ajouter une modification
  2. Renseigner la « date de signature » de l’avenant ainsi que la « date d’effet » de la portée cet avenant
  3. Sélectionner le type « avenant » dans la liste déroulante
  4. Saisir le résumé juridique de l’avenant dans la case « Objet »
  5. Cliquer sur « Enregistrer »





💡 REFLEXE LEASUP : sauvegarder l’avenant dans la base documentaire !




🟧 Situation 2 – Prolongation de l'échéance de fin de bail


La prolongation du bail par un avenant consiste à modifier contractuellement l’échéance du bail en cours, sans conclure un nouveau bail et sans procéder au renouvellement du bail. L’avenant vient modifier le bail initial.


💡 REFLEXE LEASUP : Penser à saisir la renonciation sur l’ancienne échéance de fin de bail pour ne plus générer les alertes à cette date ( se référer au point 10 – situation 1 pour le paramétrage ).


Dans ce cas, il convient de créer un nouvelle échéance fixe de  « fin de bail » :

  1. Cliquer sur « ajouter une échéance » en bas de l’écran
  2. Sélectionner l’étiquette « échéance fixe »
  3. Sélectionner le type d’échéance « congé en fin de bail » dans la liste déroulante
  4. Renseigner la « durée du préavis » en années, mois ou jours
  5. Renseigner la « date effective d’échéance » => la date butoir de notification se calcule automatiquement en fonction de la durée du préavis et de la date d’échéance saisie
  6. Sélectionner parmi les éléments de la liste déroulante le « mode de communication »
  7. La zone « commentaire » permet d’apporter des précisions sur l’origine de cette nouvelle échéance
  8. Cliquer sur « Enregistrer »



⭐ REFLEXE LEASUP : Une prolongation par avenant modifie le bail existant : elle ne constitue pas un renouvellement.


Dans LEASUP, il convient donc de mettre à jour l'échéance du bail sur la base de l'avenant, tout en conservant la traçabilité de l'échéance initiale, de la date de signature, de la date d'effet et de la nouvelle échéance.



🟧 Situation 3 – Échéance de risque de déplafonnement


L’échéance de risque de déplafonnement correspond à une date de vigilance permettant d’identifier le moment à partir duquel une situation peut présenter un risque de fixation du loyer renouvelé hors du mécanisme de plafonnement, sous réserve des conditions légales et contractuelles applicables.


Exemple ci-dessous :


⭐ REFLEXE LEASUP : L’échéance de risque de déplafonnement est automatiquement créée dans Leasup


L’échéance de risque de déplafonnement n’est pas une échéance de bail et ne constitue pas, à elle seule, une date de déplafonnement.
Il s’agit avant tout d'une date d'alerte et de suivi permettant d'anticiper une éventuelle situation de déplafonnement.



💡ASTUCES : Possibilité de paramétrer des alertes sur chacune des échéances créées (cf. Article « paramétrer des alertes » )


Menu « échéancier » permet d’avoir une vision globale de l’ensemble des échéances fixes et variables sur l’ensemble de vos contrats, avec des filtres pré-enregistrés.



Mis à jour le : 05/10/2026

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