Les Liaisons Documentaires

1- DE QUOI S’AGIT-IL ?

Les liaisons documentaires permettent de rattacher une zone de texte d’un document à un coût ou à une clause juridique du contrat.
Elles permettent ainsi de conserver le lien entre l’information saisie dans LEASUP et son justificatif directement présent dans le document contractuel.

2- CREER UNE LIAISON DOCUMENTAIRE

1. Ouvrir le document océrisé concerné
2. Rechercher le texte souhaité, la clause ou un montant :
3. • à l’aide de la loupe
   • ou en faisant défiler les pages du document
3. Sélectionner le texte souhaité ou encadrer la zone concernée.

2 Possibilités sont disponibles :

• L’icône de surlignage permet de sélectionner du texte
• L’icône encadrement permet d’encadrer une zone de texte lorsque la qualité du document ne permet pas de sélectionner directement le texte

4. Une fois la sélection réalisée :
5. • Le texte surligné apparaît en jaune
   • la zone encadrée apparaît avec un trait rouge

5. Cliquer ensuite sur "Lier"

6. Un écran apparaît sur la gauche et permet de choisir si la sélection doit être rattachée à :
7. • un COÛT ;
   • ou une CLAUSE.

Il est possible de rattacher une même sélection à un ou plusieurs coûts ou clauses en les cochant.

7. Une fois les éléments du contrat sélectionnés, ne pas oublier de cliquer sur « SAUVEGARDER » en bas de l’écran.

3- AJOUTER UNE NOUVELLE CLAUSE JURIDIQUE

Si la sélection concerne une nouvelle clause juridique, cliquer sur « Ajouter une clause ».

Un écran s’ouvre sur la droite. Les informations suivantes sont à compléter :

1. Sélectionner la clause concernée dans la liste déroulante.

→ Si elle n’existe pas, il est possible de créer un nouvel élément.

2. Renseigner le titre de l’article.
3. Extrait : → Le texte préalablement surligné est automatiquement repris dans cette zone.
4. Dérogation : → Activer le switch si la clause comporte une dérogation.
5. Prise en charge : → Sélectionner l’étiquettes concernée.
6. Périmètre de prise en charge : → Sélectionner l’étiquette concernée.
7. Date butoir : → Renseigner la date lorsqu’une date butoir existe.
8. Zone de non-concurrence → À renseigner uniquement lorsque la clause concerne une non-concurrence. L’unité est en mètres (m).
9. Référence du bail → La page est automatiquement reprise par l’outil.
10. Cliquer sur « Enregistrer ».

La clause apparaît alors dans la liste de l’écran de gauche.

4- VERIFIER LA LIAISON DOCUMENTAIRE

Après la sauvegarde, il est recommandé de vérifier que la liaison documentaire a bien été créée.

Pour un coût

1. Aller dans l’onglet Finance.
2. Sélectionner « Loyers et charges fixes ».
3. Rechercher le coût concerné.
4. Une icône de liaison documentaire apparaît à droite de l’étiquette du coût.
5. Cliquer sur cette icône pour accéder directement au document lié.

Pour une clause

1. Aller dans l’onglet Juridique.
2. Sélectionner « Clauses ».
3. Rechercher la clause concernée.
4. Une icône de liaison documentaire apparaît sur la ligne de la clause.

• Vérifier que le document est bien océrisé avant de commencer.
• Privilégier le surlignage lorsque la qualité du document le permet.
• Utiliser l’encadrement lorsque le texte n’est pas correctement reconnu par l’OCR
• Pour une information répartie sur deux pages, créer deux liaisons documentaires.
• Une fois la liaison créée, toujours effectuer une vérification depuis le coût ou la clause.
• Pour une nouvelle clause, vérifier d’abord si un élément existant peut être utilisé avant de créer un nouvel élément.

Mis à jour le : 22/09/2026