Articles sur : Documents

Rattacher un document dans la base documentaire d'un contrat

1- DE QUOI S’AGIT-IL ?

La base documentaire d’un contrat permet de centraliser et conserver les documents associés à un contrat dans LEASUP.
Il peut notamment s’agir :

du bail, des annexes et de ses avenants ;
de courriers ;
de congés ;
de documents relatifs aux garanties ;
d’états des lieux ;
ou de tout autre document utile au suivi du contrat.

Lors du rattachement d’un document, il est important de renseigner son type, le contrat concerné et, lorsque cela est utile, un label permettant de l’identifier facilement.

💡 RÉFLEXE LEASUP : Un classement documentaire précis facilite ensuite la recherche, la consultation et l’exploitation des documents.

⚠️ POINT DE VIGILANCE - Adapter la taille des documents !La taille du document est un élément à prendre en compte lors de son chargement dans LEASUP. Plus un document est volumineux, plus son temps de chargement et de consultation peut être important. Il est donc recommandé, lorsque cela est pertinent, de séparer les documents volumineux plutôt que de regrouper l'ensemble des pièces dans un seul fichier.

Exemple : Plutôt que de charger un document unique de 350 pages comprenant le bail et l'ensemble de ses annexes, il peut être opportun de distinguer :

le bail ;
les annexes ;
les éventuels documents complémentaires.

2-RATTACHER UN DOCUMENT A UN CONTRAT

Sélectionner le site concerné
Cliquer sur l’onglet « contrats » et sélectionner le contrat concerné
Cliquer sur la bulle bleue située à droite de l’écran.
La base documentaire du contrat s’ouvre sur la partie droite de l’écran
Cliquer sur « ajouter un document » en bas du nouvel écran
Deux possibilités sont proposées :
- glisser-déposer le ou les fichiers dans la zone prévue à cet effet ;
- ou cliquer sur « Sélectionnez des fichiers » pour rechercher les documents sur votre ordinateur.

Il est possible de sélectionner plusieurs fichiers.

💡 ASTUCE – Modifier le nom du document : Lors du rattachement d'un document, le nom du fichier est repris mais si nécessaire, il est possible de modifier le nom du document avant son enregistrement. Cette possibilité permet d'utiliser un intitulé plus clair et plus facilement identifiable dans la base documentaire.

Dans le menu déroulant « type de document », sélectionner la catégorie correspondant au document ajouté.

💡 ASTUCE – Créer un nouveau type de document : Si le type de document recherché n’existe pas dans la liste proposée, il est possible de créer un nouveau type de document directement depuis le paramétrage de la catégorie en cliquant sur « ajouter un type de document ». Cette possibilité permet d’adapter la base documentaire aux besoins de l’entreprise et de mieux organiser les documents.

Dans la liste déroulante, sélectionner le contrat auquel le document doit être rattaché.
Renseigner un « LABEL DOCUMENT » si vous le souhaitez. Ce champ permet de donner un libellé facilement identifiable et reconnaissable par la couleur au document.

💡 ASTUCE - Label du document : Le label peut être particulièrement utile lorsqu’un contrat comporte un nombre important de documents. Par exemple, pour identifier rapidement le bail actuellement en vigueur, vous pouvez utiliser un label tel que « EN COURS ».

Cliquer sur « Enregistrer »

3-DEPLACER DES DOCUMENTS VERS UN AUTRE CONTRAT

Il est également possible que des documents soient déjà présents dans la base documentaire mais non rattachés au bon contrat.
Dans ce cas, il n’est pas nécessaire de supprimer puis de recréer les documents.

Comment procéder ?

En cliquant sur le point gris situé à gauche d’une catégorie, il est possible de sélectionner les documents concernés puis de déplacer l’ensemble des documents sélectionnés vers un contrat.
Cette fonctionnalité permet notamment de rattacher plusieurs documents en une seule opération.

💡 ASTUCE LEASUP : Cette fonctionnalité est particulièrement utile lors d’un classement ou d’une réorganisation documentaire, lorsqu’un ensemble de documents doit être rattaché à un même contrat.

⚠️ POINT DE VIGILANCE : Avant de déplacer plusieurs documents, vérifier qu’ils concernent bien le même contrat afin d’éviter un mauvais rattachement documentaire.

4-L'OCERISATION

Une fois le document enregistré, il est possible de lancer son océrisation (OCR).

Comment procéder ?

Cliquer sur les 3 points à droite du document ;
sélectionner « Lancer l’océrisation ».

L’OCR permet de rendre le contenu du document exploitable afin de pouvoir notamment sélectionner du texte et le rattacher aux clauses ou aux coûts dans LEASUP.

💡 ASTUCE LEASUP : L’océrisation est particulièrement intéressante pour les documents contractuels tels que les baux et avenants, car elle permet de rattacher les clauses juridiques mais aussi les articles relatifs aux coûts.

📌 RÈGLE D’OR LEASUP : Un document doit être correctement classé, identifié et rattaché au bon contrat !

Le type de document facilite son classement, le label facilite son identification, le rattachement garantit son association au bon contrat et l’OCR permet ensuite d’exploiter plus facilement son contenu.

Mis à jour le : 22/09/2026

Cet article a-t-il répondu à vos questions ?

Merci !