FICHE METIER : Charges Réelles et Plafonnées

Cette fiche constitue principalement un support pédagogique et opérationnel pour l'utilisation de LEASUP. Les modalités de facturation des charges sont définies par les stipulations contractuelles applicables au bail. Le paramétrage dans LEASUP doit donc être effectué à partir du bail et de ses éventuels avenants.
L’objectif est d’adapter l’utilisation de LEASUP au niveau de suivi des charges souhaité par le client.

1-De quoi s’agit-il  ?

Les charges réelles correspondent aux charges dont le montant est déterminé en fonction des dépenses réellement engagées par le bailleur ou de leur montant effectivement constaté.
Contrairement aux charges fixes ou forfaitaires, leur montant n’est pas déterminé à l’avance dans le bail. Elles font généralement l’objet de provisions, puis d’une régularisation annuelle sur la base des dépenses réellement engagées.

Les charges peuvent notamment concerner :

• • les taxes : taxe foncière, taxe sur les bureaux, taxe de balayage, etc…;
  • les charges communes ;
  • les charges privatives ;
  • les travaux, selon les modalités prévues au bail.

2-Adapter le suivi des charges à vos besoins

Il n’existe pas une seule manière de suivre les charges réelles dans LEASUP. Le choix du mode de gestion dépend principalement du niveau de suivi souhaité et de l’usage que vous souhaitez faire de l’outil. 3 approches peuvent être retenues :

A. Suivre les charges réelles a posteriori :

Vous souhaitez principalement disposer du montant réel des charges, une fois la liquidation reçue. Dans ce cas :

• • les charges sont saisies dans LEASUP sur la base des montants réellement reçus après liquidation ;
  • le paramétrage est réalisé selon les modalités de la fiche métier « Charges fixes et forfaitaires » ;
  • il n’est pas nécessaire de renseigner les provisions si elles ne font pas partie du suivi souhaité.

Lors de la création de ces lignes, il est donc important de sélectionner systématiquement « Dates spécifiques » pour renseigner les dates de début et de fin de chaque période.

👉 Par exemple, pour une liquidation annuelle, vous pourrez avoir :

• • • une ligne du 01/01/2025 au 31/12/2025 ;
    • une ligne du 01/01/2026 au 31/12/2026 ;

Cela permet de faire correspondre chaque montant de charges à la bonne période de liquidation et de faciliter leur suivi et leur mise à jour dans LEASUP.

✅ Avantages :

• • Paramétrage plus simple.
  • Pas de mise à jour des provisions au cours de l’année.
  • Conservation de l’historique des charges réelles passées.
  • Possibilité d’utiliser cet historique notamment pour la préparation des budgets futurs.

B. Suivre les provisions avant la liquidation :

Vous souhaitez suivre la facturation au fil de l’année et disposer dans LEASUP des provisions appelées avant de recevoir la liquidation annuelle.
Dans ce cas :

• • les provisions sont saisies dans LEASUP selon les modalités de la fiche métier « Charges fixes et forfaitaires » ;
  • les montants peuvent être basés sur le budget fourni par le bailleur ou sur le budget retenu par le client ;
  • les libellés doivent permettre d’identifier clairement qu’il s’agit de provisions de charges ;
  • lors de la réception de la liquidation, il faut revenir sur les lignes de provisions afin de les mettre à jour avec les montants réels ;
  • les périodes et les intitulés peuvent également être ajustés si nécessaire ;
  • les provisions de l’année suivante peuvent ensuite être paramétrées.
  • Modifier les intitulés des lignes de charges pour différencier clairement les « provisions » des « charges réelles liquidées » afin d’assurer le suivi dans LEASUP

✅ Avantages - Ce mode permet un suivi plus fin de la facturation :

• les provisions sont visibles dans LEASUP au fil de l’année ;
• la liquidation annuelle peut être comparée aux provisions enregistrées ;
• le contrôle de la liquidation est facilité ;
• les commentaires permettent de conserver les informations utiles au contrôle ;
• les libellés peuvent également faciliter l'identification des liquidations attendues ou reçues.

C. Suivre les charges réelles plafonnées :

Lorsque les charges sont réelles mais que le bail prévoit un plafond, LEASUP permet de le paramétrer avec 2 possibilités de suivi. ( voir le point 8 – Charges réelles plafonnées )

3-Adapter le paramétrage selon la répartition prévue au bail

La structure des charges dans LEASUP doit être adaptée à la répartition prévue dans le bail et au niveau de détail souhaité pour le suivi. Selon les bailleurs, les charges peuvent être présentées de manière très différente.

Exemple : Certains bailleurs institutionnels ou gestionnaires de centres commerciaux peuvent distinguer :

• • • les charges communes ;
    • les travaux ;
    • la taxe foncière ;
    • l’eau.

À l’inverse, certains bailleurs peuvent regrouper ces différents éléments sous une seule ligne de « charges ».

4-Paramétrer les Taxes

Les taxes peuvent être re-facturées au locataire selon les dispositions prévues dans le bail.

Il convient notamment d’identifier :

• • les taxes concernées ;
  • la période de référence ;
  • les modalités de re-facturation ;
  • les éventuelles exclusions ou limitations.

🖥️ Paramétrage dans LEASUP
À réception de la re-facturation des taxes, procéder à leur enregistrement selon les modalités décrites dans la fiche métier « Charges fixes et forfaitaires ».
Certains bailleurs facturent des provisions de taxes, puis procèdent à une régularisation annuelle sur la base du montant réel.
Dans ce cas, appliquer le mode de suivi choisi au point 2 de cette fiche.

5-Charges liées aux Travaux

Les dépenses liées aux travaux peuvent, selon les stipulations du bail, être intégrées aux charges refacturables au locataire. Avant tout paramétrage, vérifier les clauses du bail relatives à la prise en charge des travaux afin de déterminer :

• • si les dépenses sont récupérables ;
  • dans quelles proportions ;
  • selon quelles modalités.

🖥️ Paramétrage dans LEASUP
Se reporter aux modalités décrites dans la fiche métier « Charges fixes et forfaitaires », notamment pour la saisie des provisions et des montants réels.

6-Charges Communes et Privatives

Les charges peuvent être distinguées entre charges communes et charges privatives, selon la nature des dépenses et les dispositions du bail.

Charges communes
Elles correspondent notamment aux dépenses liées à l’entretien et au fonctionnement des parties ou équipements communs de l’immeuble ou du site. Elles peuvent être réparties entre les locataires selon les clés de répartition prévues au bail.
Charges privatives
Elles correspondent aux dépenses directement rattachées aux locaux occupés par le locataire. Leur re-facturation doit également respecter les dispositions contractuelles.

🖥️ Paramétrage dans LEASUP
Le mode de saisie dépend du niveau de suivi choisi : a posteriori, provisions ou charges réelles plafonnées.

7-Suivi des Provisions et de la Liquidation annuelle

Les provisions
Lorsque vous choisissez de suivre les provisions, renseigner dans LEASUP le montant correspondant à la période de facturation prévue au bail ou au budget retenu.

La Liquidation annuelle
La liquidation permet de comparer les provisions versées avec le montant réel des charges imputables au locataire. À l’issue de cette liquidation :

• si les provisions sont supérieures aux charges réelles, une régularisation en faveur du locataire peut être nécessaire ;
• si les provisions sont inférieures aux charges réelles, un complément peut être facturé au locataire.

⭐ Réflexe LEASUP en 2 temps :
Si vous avez choisi de suivre les provisions :

1. En début d’exercice : paramétrer les provisions de l’année.
2. À réception de la liquidation : revenir sur les lignes concernées pour mettre à jour les montants réels, paramétrer les provisions du nouvel exercice et modifier les intitulés pour différencier les provisions des charges réelles liquidées.

8-Charges Réelles Plafonnées

Un plafond de charges permet de limiter contractuellement le montant des charges pouvant être facturé au locataire. Dans LEASUP, le plafond est actuellement paramétré comme un forfait de charges. La distinction repose donc notamment sur le libellé.
Exemple : Utiliser un libellé explicite tel que : « Plafond charges communes »

Comment créer cette règle fictive ?

1. Après enregistrement de la charge, cliquer sur l’onglet « révision » puis « par variation ».
2. Compléter la « date de révision »
3. Dans la liste déroulante, sélectionner le type de variation : « % sur montant majoré »
4. Renseigner une valeur de majoration de  « 0,000001 »
5. « Enregistrer »

🖥️ Paramétrage du Plafond dans LEASUP :

1. Cliquer sur l’onglet « options avancées »
2. Cliquer sur « + ajouter un plafond/plancher de révision »
3. Renseigner la « date de début » et la « date de fin »
4. Sélectionner le « type de plafond » et renseigner « la progression maximale » soit en montant, soit en % selon l’option retenue
5. Activer le curseur « Indexer le plafond » si le plafond évolue selon un coût fixe
6. Dans la liste déroulante, sélectionner le « coût fixe utilisé pour la révision »
7. Cliquer sur « Enregistrer »

Le plafond est alors calculé par LEASUP pour chaque période selon les règles paramétrées

Après paramétrage, votre étiquette de charge comportera à la fois le montant contractuel du plafond et le montant indexé comme suit :

A NOTER : la consultation de l’historique de la charge détaille l’évolution du montant du plafond

Le bail doit donc être vérifié pour déterminer précisément ce qui est indexé : la charge, le plafond, ou les deux.

2 possibilités pour suivre un plafond de charges

Selon les éléments du bail et le niveau de suivi souhaité, deux méthodes peuvent être utilisées dans LEASUP.

🟦 POSSIBILITÉ 1 – Paramétrer le plafond sur toute la durée du bail
Cette méthode consiste à paramétrer dès le départ le plafond conformément aux éléments contractuels, sur la durée du bail. En aucun cas, cette méthode ne permet de suivre les provisions de charges et les charges réelles. L’intérêt de cette méthode réside dans la mise en évidence du plafond sur l’étiquette du coût contrairement au paramétrage d’un forfait de charges indexé.

👉 Contrôler le plafond dans le tableau « Détail des calculs par année »

Le contrôle s’effectue en comparant le montant théorique paramétré et calculé par LEASUP avec le montant réellement facturé, notamment après réception de la liquidation. ( uniquement valable si vous comptabilisez vos factures dans LEASUP )

LEASUP permet ainsi de visualiser les écarts :
🟢 **Vert : sous-facturation → le montant facturé est inférieur au montant théorique calculé ;
🔴 **Rouge : dépassement → le montant facturé est supérieur au montant théorique de référence.

🟦 POSSIBILITÉ 2 – Saisir chaque année le coût réel et paramétrer le plafond de l'année
Cette 2ème méthode peut être utilisée lorsque l’on souhaite effectuer un suivi annuel des charges réelles ( provisions + liquidation ) notamment dans le budget et contrôler chaque année le respect du plafond applicable.

Dans ce cas, le suivi repose sur deux informations :

• le coût réel, renseigné à partir des éléments effectivement reçus, notamment les provisions suivies de la liquidation ;
• le plafond applicable à l’année, paramétré dans LEASUP conformément aux dispositions contractuelles.

Le montant réel est ainsi saisi chaque année, tandis que le plafond correspondant à la période est renseigné pour permettre le contrôle.

Cette étape est vitale pour :

• renseigner le coût réel et modifier les dates et libellé ;
• vérifier le plafond applicable à l’année ;
• contrôler l’écart entre les deux ;
• paramétrer le plafond pour l’année suivante

📋Étapes

1. Paramétrer la charge plafonnée
Lors de la création de la charge, renseigner :

• sur le coût fixe, le montant des provisions et adapter le libellé ( exemple : provisions charges 2025 )
• paramétrer la règle de révision par variation « fictive »
• dans les options avancées, le montant du plafond et les paramètres de révision du plafond, si celui-ci est indexé.

2. À réception de la liquidation
À réception du montant réel de la charge, cliquer sur le crayon pour modifier le coût concerné.
Renseigner :

• le montant réel de la charge ;
• les dates de début et de fin correspondant à la période liquidée ;
• le libellé, afin d’identifier clairement la charge réelle. *(*exemple : Charges réelles 2025 )

Puis enregistrer les modifications.

3. Créer la charge pour l’exercice suivant
Pour l’exercice suivant, créer une nouvelle charge plafonnée en reprenant les mêmes principes de paramétrage.

📌 À RETENIR : Cette méthode permet de suivre les montants réels des coûts plafonnés dans le suivi budgétaire, tout en conservant l’information sur le plafond applicable et facilite le suivi des liquidations.
Dans l’historique, la mention « Plafonds/Planchers » reste présente sur les étiquettes des coûts, y compris lorsque ceux-ci sont terminés.

En cliquant sur l’icône « Historique » du coût concerné, vous retrouvez :

• dans la colonne « Montant ajusté », le montant réel du coût ;
• l’indication du plafond applicable affichée sous le montant.

9-CAS PARTICULIER : Plafonds incluant des Taxes et/ou Assurances

Les plafonds incluant des taxes et/ou des assurances ne sont pas paramétrables directement dans LEASUP.
Dans ce cas, conserver une trace de la règle contractuelle dans le champ « Commentaire » du contrat.

Le commentaire peut notamment préciser :

• • le montant du plafond ;
  • la période concernée ;
  • les taxes et/ou assurances incluses ;
  • les modalités d’évolution du plafond ;
  • toute information utile à la compréhension du calcul.

📌 À RETENIR : Lorsque la règle contractuelle ne peut pas être reproduite exactement dans LEASUP, le commentaire permet de documenter la règle et de faciliter les contrôles ultérieurs.

10-Pour aller plus loin : les outils de suivi LEASUP

Plusieurs fonctionnalités permettent de compléter le suivi des charges :

📊 Tableau de suivi
Dans le tableau situé en bas de l'écran des loyers et charges fixes, les écarts permettent d'identifier les différences entre les montants théoriques et les montants réels.

💬 Bulles de justification
Les bulles permettent de consulter ou de renseigner les éléments justifiant les écarts. Elles sont particulièrement utiles pour conserver une explication lors du contrôle d’une liquidation.

💰 Budget
Le Budget, accessible depuis le menu de gauche, permet de compléter le suivi et d’utiliser l’historique des charges dans une logique de pilotage budgétaire.

📌 À RETENIR : Adaptez LEASUP à votre besoin de suivi !

• Charges réelles a posteriori → suivi des montants réellement reçus.
• Provisions → suivi de la facturation + mise à jour lors de la liquidation.
• Charges réelles plafonnées → fonctionnement comme un forfait + contrôle des écarts.

Dans tous les cas : partez du bail, adaptez le niveau de détail à votre besoin et utilisez les outils de contrôle de LEASUP pour faciliter le suivi !

Mis à jour le : 05/10/2026