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FICHE METIER : Les Garanties

FICHE METIER : Les Garanties


Cette fiche a un objectif pédagogique et opérationnel pour l'utilisation de LEASUP. Elle ne constitue pas une analyse juridique des garanties. Les modalités exactes d'une garantie doivent être appréciées au regard du bail, de ses avenants et de l'acte de garantie concerné.


Les différents types de garanties


Dans le cadre de la gestion d’un bail commercial, le bailleur peut demander au preneur de mettre en place une ou plusieurs garanties afin de sécuriser le paiement des sommes dues au titre du bail.
Dans LEASUP, les garanties doivent être identifiées avec précision afin de permettre :

  • un suivi fiable des engagements ;
  • le suivi des dates d’engagement et des montants ;
  • l’identification des garanties arrivant à échéance ou expirées ;


D’autres types de garanties peuvent également être prévus dans le cadre d’un bail, notamment les cautions corporate, qui permettent de sécuriser les engagements du locataire.


Les 3 garanties à distinguer :

Type de Garantie

Principe

Qui fournit la garantie ?

Dépôt de garantie

Somme d'argent versée au bailleur

Le preneur

GAPD

Engagement de paiement autonome

Généralement une banque

Caution bancaire

Engagement d'une banque de garantir les obligations du preneur

Une banque



⚠️ PRÉREQUIS — CRÉER LES TYPES DE GARANTIES


Lors du paramétrage d’une garantie, il est possible que le type de garantie souhaité ne soit pas disponible dans la liste déroulante. À noter : le type « Dépôt de garantie » est disponible par défaut.


Si le type de garantie recherché n’est pas proposé, vous devez le créer :

  1. Cliquez sur « Ajouter » en bas de la liste « Type de garantie ».
  2. Sélectionnez la catégorie « Garantie & Dépôt de Garantie ».
  3. Renseignez le nom de la garantie dans le champ « Sous-catégorie ».
  4. Cliquez sur « + Ajouter un code comptable » afin de rattacher le compte comptable associé à ce type de garantie. Cette étape est optionnelle.
  5. Cliquez sur « Enregistrer » pour valider la création.


1-Le dépôt de garantie


🔎 Comprendre
Le dépôt de garantie correspond à une somme d’argent versée par le preneur au bailleur lors de la signature du bail ou selon les modalités prévues au contrat. Il constitue une garantie financière détenue par le bailleur pendant la durée du bail. Le montant est généralement exprimé en nombre de mois de loyer ou en euros.


🖥️ Paramétrage dans LEASUP
👉 Dans le contrat, onglet « finance » puis onglet « Garanties »


  1. Cliquer sur le « + » à droite pour ajouter une garantie
  2. Sélectionner dans le menu déroulant le type : « dépôt de garantie »
  3. Renseigner la « date de début et la date de fin » de la garantie en choisissant une option parmi la liste déroulante. L’option date spécifique vous permet de renseigner des dates précises.
  4. Sélectionner parmi les items proposés le « coût fixe »auquel se rapporte la garantie
  5. Renseigner le « montant initial » prévu au bail
  6. Activer le curseur « suit la révision d’un coût » dans le cas où le bail prévoit le réajustement du dépôt de garantie en fonction de l’évolution du coût puis choisir le coût en fonction duquel le montant de la garantie évoluera
  7. Renseigner les cases « Garant » ( soit le preneur ) et « Bénéficiaire » ( soit le bailleur ) en sélectionnant les sociétés dans les menus déroulants.
  8. Si votre dépôt de garantie est substituable par une autre garantie du type GAPD ou Caution bancaire => activer le curseur « garantie substituable » et compléter la limite de date si référencée dans le bail.
  9. la zone « commentaire » vous permet de renseigner toute information que vous jugerez utile. Cette zone peut également vous permettre d’apporter des précisions en cas de constatation d’écart de montant.
  10. Cliquer sur « Enregistrer »


⚠️ Point de vigilance : Si votre bail comporte une clause d’actualisation du loyer, il conviendra de calculer manuellement le montant actualisé de votre dépôt de garantie et de le renseigner dans la case prévue à cet effet.


En cas de résiliation du bail, vous pouvez géré le délai de restitution du dépôt de garantie en renseignant dans la date de fin spécifique, la date prévisionnelle de restitution en fonction du délai mentionné dans le bail.


2-La GAPD ( Garantie A Première Demande)


🔎 Comprendre
La GAPD signifie Garantie à Première Demande. Il s’agit généralement d’une garantie délivrée par une banque au profit du bailleur. Elle permet au bailleur de demander au garant le paiement d’une somme dans la limite du montant garanti, selon les conditions prévues dans l’acte de garantie. La GAPD est donc différente du dépôt de garantie : le locataire ne verse pas directement au bailleur le montant garanti.


🖥️ Paramétrage dans LEASUP
👉 Depuis le contrat, onglet « finance » puis onglet « Garanties »


  1. Cliquer sur le « + »à droite pour ajouter une garantie
  2. Sélectionner dans le menu déroulant le type : « GAPD »
  3. Renseigner la « date de début et la date de fin » de la garantie en choisissant une option parmi la liste déroulante.

L’option date spécifique vous permet de renseigner des dates précises.

  1. Sélectionner parmi les items proposés le « coût fixe » auquel se rapporte la garantie
  2. Renseigner le « montant initial » prévu dans l’acte
  3. Activer le curseur « suit la révision d’un coût » dans le cas où l’acte prévoit le réajustement du montant de la GAPD en fonction de l’évolution du coût puis choisir le coût en fonction duquel le montant de la garantie évoluera.
  4. Renseigner les cases « Garant » ( soit l’établissement bancaire) et « Bénéficiaire » ( soit le bailleur ) en sélectionnant les sociétés dans les menus déroulants.
  5. La zone « commentaire » vous permet de renseigner le référencement de la garantie notamment le n° de la garantie, la date d’émission de la garantie.
  6. Cliquer sur « Enregistrer »



⚠️ Point de vigilance : La date d’expiration est une donnée essentielle !


Une GAPD peut avoir une durée différente de celle du bail, généralement supérieure. Il est donc nécessaire de se référer à l’acte de garantie et non au bail.


⭐ LE RÉFLEXE LEASUP : La zone « Commentaire » permet de renseigner toute précision concernant les éventuels écarts constatés entre les documents, notamment en matière de dates, durée ou montants. Elle doit notamment être utilisée lorsque des différences sont identifiées entre les informations figurant dans la rédaction du bail et celles mentionnées dans l’acte de garantie, par exemple lorsque la durée de l’engagement ou le montant garanti diffère d’un document à l’autre. Les commentaires doivent permettre de justifier clairement l’écart constaté, afin d’en faciliter la compréhension.


3-La Caution Bancaire


🔎 Comprendre
La caution bancaire correspond à un engagement pris par une banque afin de garantir les obligations du preneur envers le bailleur, dans les conditions prévues par l’acte de cautionnement.
En cas de défaillance du preneur, le bailleur peut solliciter la banque conformément aux modalités prévues dans le cautionnement.


🖥️ Paramétrage dans LEASUP
👉Depuis le contrat, onglet « finance » puis onglet « Garanties »


  1. Cliquer sur le « + »à droite pour ajouter une garantie
  2. Sélectionner dans le menu déroulant le type : « Caution Bancaire »
  3. Renseigner la « date de début et la date de fin » de la garantie en choisissant une option parmi la liste déroulante. L’option date spécifique vous permet de renseigner des dates précises.
  4. Sélectionner parmi les items proposés le « coût fixe » auquel se rapporte la garantie
  5. Renseigner le « montant initial » prévu dans l’acte
  6. Activer le curseur « suit la révision d’un coût » dans le cas où l’acte prévoit le réajustement du montant de la GAPD en fonction de l’évolution du coût puis choisir le coût en fonction duquel le montant de la garantie évoluera.
  7. Renseigner les cases « Garant » ( soit l’établissement bancaire) et « Bénéficiaire » ( soit le bailleur ) en sélectionnant les sociétés dans les menus déroulants.
  8. la zone « commentaire » vous permet de renseigner le référencement de la garantie notamment le n° de la caution, la date d’émission.
  9. Cliquer sur « Enregistrer »

⚠️ Point de vigilance : Ne pas assimiler automatiquement caution bancaire et GAPD. Même si ces deux garanties peuvent être délivrées par une banque, leur nature juridique et leurs modalités de mise en œuvre peuvent être différentes. Il faut toujours se référer au document contractuel.


4-La Caution Corporate


🔎 Comprendre
La caution corporate est une garantie apportée par une société du même groupe que le preneur, généralement la société mère ou une société financièrement plus solide, afin de garantir les obligations du locataire au titre du bail commercial.
En cas de défaillance du preneur, la société qui s’est portée caution peut être appelée à exécuter les obligations garanties, dans la limite et selon les conditions prévues dans l’acte de cautionnement.


⭐ LE RÉFLEXE LEASUP
Lors du paramétrage d’une caution corporate, bien identifier :

      • la société caution ;
      • le preneur garanti ;
      • la date de prise d’effet de la garantie ;
      • sa durée ou sa date d’échéance, lorsqu’elle est prévue ;
      • le montant ou plafond garanti, le cas échéant ;
      • les obligations couvertes ;
      • et les éventuelles conditions particulières de mise en œuvre. 


5-Cas de Plusieurs garanties pour le même bail


Situation : Un bail prévoit simultanément un dépôt de garantie et une GAPD/Caution.

  • Vous pouvez paramétrer ce cas spécifique dans Leasup mais les deux garanties doivent être identifiées séparément.
  • Paramétrer la 1ère garantie puis recommencer l’opération en cliquant sur + pour ajouter la seconde garantie


💡 ASTUCE LEASUP : Ne pas additionner les garanties dans un seul champ ! Chaque garantie doit conserver ses propres caractéristiques, son propre montant et, le cas échéant, ses propres dates.


6-Les erreurs les plus fréquentes


❌ Erreur 1 — Utiliser le montant du bail au lieu du montant garanti
Le montant de la garantie doit correspondre à ce qui est effectivement prévu dans le document contractuel.


❌ Erreur 2 — Déduire la durée de la garantie de la durée du bail
Une garantie bancaire peut avoir sa propre date d'expiration. ➡️ Toujours vérifier l'acte de garantie.


❌ Erreur 3 — Considérer GAPD et caution bancaire comme synonymes
Ces garanties peuvent toutes deux être émises par une banque, mais elles ne fonctionnent pas nécessairement de la même manière. ➡️ Le libellé de l'acte doit être vérifié.


⭐ LE RÉFLEXE LEASUP- Ne jamais supprimer une garantie/ écraser une garantie par une autre ➡️ renseigner une date de fin et créer la nouvelle garantie pour conserver l’historique de la relation contractuelle.- Sauvegarder l’acte dans la base documentaire- La zone « Commentaire » permet de renseigner toute précision utile concernant les éventuels écarts constatés entre les documents


7-Pour aller plus loin....Tableau de suivi des garanties


Une fois l’ensemble des garanties de votre parc immobilier renseigné dans LEASUP, l’outil permet de centraliser toutes les données saisies dans un tableau de suivi.
Ce tableau offre une vision consolidée de l’ensemble des garanties et permet notamment de consulter et de suivre les principales informations associées : type de garantie, statut à date, montant garanti, dates d’expiration, garants, bénéficiaires, etc.
Le tableau peut être filtré par colonne afin de faciliter la recherche et l’analyse des informations. Il est également exportable au format Excel, permettant ainsi de poursuivre l’analyse ou le suivi des garanties en dehors de LEASUP.


👉 Menu « Rapport de données » puis sélectionner « rapports publics » sur la partie droite de votre écran et enfin opter pour le rapport « Contrat – Garanties »



  • Lorsque le rapport s’affiche à l’écran, vous avez la possibilité de le sauvegarder dans vos rapports en cliquant sur le bouton à droite « sauvegarder »
  • Pour exporter le document sous excel, cliquer sur le bouton « exporter » puis sélectionner le format Excel. Le document sera disponible ensuite dans votre dossier téléchargements de votre PC.

Mis à jour le : 05/10/2026

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