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Déclarations Contractuelles - Enregistrement et suivi

Cette fiche est destinée à faciliter le suivi opérationnel dans LEASUP. Elle constitue un support pédagogique et ne remplace pas l'analyse des actes délivrés.
En cas de doute sur la validité ou les conséquences d'un acte, il convient de se reporter aux documents juridiques concernés et, le cas échéant, de solliciter le service juridique.

1- DE QUOI S’AGIT-IL ?

Les déclarations contractuelles correspondent aux informations ou documents que le preneur doit transmettre au bailleur ou au gestionnaire, selon les obligations prévues au contrat.
Elles peuvent notamment concerner :

les déclarations mensuelles de chiffre d’affaires ;
les déclarations annuelles de chiffre d’affaires ;
les déclarations de consommations énergétiques ;
les attestations d’assurance ;
et plus généralement toute déclaration ou tout justificatif dont la transmission est prévue par le bail.

LEASUP permet d'enregistrer et de paramétrer les différentes obligations déclaratives en fonction des conditions prévues au bail.
L'intérêt principal est de pouvoir automatiser le suivi des échéances : une fois les paramètres des déclarations renseignés, il convient de générer les alertes pour rappeler les déclarations ou documents attendus.

2- PARAMETRAGE D'UNE DECLARATION

Avant d’enregistrer une déclaration, il est important de se reporter au bail et à ses éventuels avenants afin d’identifier précisément les obligations du preneur.

⚠️ POINT DE VIGILANCE : les données financières du site doivent être renseignées en amont du paramétrage des déclarations contractuelles.

Le paramétrage doit notamment tenir compte :

de la nature de la déclaration ;
de sa périodicité : mensuelle, annuelle, à la demande, etc… ;
de la date ou de l’événement de référence ;
du délai de transmission prévu au bail ;
des éventuelles conditions particulières prévues au contrat.

⚠️ POINT DE VIGILANCE : Ne pas appliquer systématiquement un paramétrage standard. Les obligations déclaratives peuvent varier d’un bail à l’autre. Il convient donc de paramétrer la déclaration conformément aux dispositions contractuelles réellement prévues.

**Etapes ( Après enregistrement des données financières sur le site :**)

=> Depuis le contrat, onglet « juridique » puis onglet « déclaration » :

Cliquer sur « + » situé à droite de l’écran pour créer une déclaration
Dans la liste déroulante, sélectionner le « type de déclaration »
Dans le menu déroulant « OBJET », sélectionner la donnée financière associée. Vous pouvez accéder aux données financières enregistrées sans changer d’écran, en cliquant sur « consulter les données financières »
Renseigner la « fréquence » parmi les options proposées
Sélectionner la « récurrence »
Sélectionner la « communication » et compléter la « date de communication »
Dans la liste déroulante, sélectionner le type de « certification »
La zone « condition spécifique » vous permet d’apporter des précisions sur la déclaration ou de renseigner la page du bail concernée
La zone « plateforme WEB » vous permet de renseigner l’URL du site/plateforme où la déclaration doit être adressée
Cliquer sur « enregistrer »

📊Déclaration de chiffre d’affaires :
Le bail peut prévoir la transmission du chiffre d’affaires du preneur selon différentes périodicités.
Il est ainsi possible de suivre notamment :

les déclarations mensuelles de CA ;
les déclarations annuelles de CA.

Le paramétrage doit reprendre la fréquence et les échéances prévues au contrat.

💡ASTUCE : Lorsque le bail prévoit plusieurs types de déclarations de CA, il est préférable de les paramétrer distinctement afin de faciliter leur suivi et d'éviter toute confusion entre les échéances.

💡 ASTUCE – CA HT ou CA HT déclaré ? Pour éviter toute confusion : CA HT : chiffre d'affaires HT utilisé notamment pour le suivi des déclarations mensuelles ou trimestrielles ; CA HT déclaré : chiffre d'affaires HT déclaré/certifié, généralement utilisé pour les déclarations annuelles.

💡 ASTUCE LEASUP : Des catégories de CA adaptées aux spécificités du bail : la liste des catégories de chiffres d'affaires disponibles dans LEASUP peut être large, afin de pouvoir prendre en compte les nombreuses modalités et dérogations négociées dans les baux.

Selon les contrats, le chiffre d'affaires pris en compte peut par exemple exclure certains types de ventes ou d'activités.
Exemple : Un bail peut prévoir que les ventes réalisées sur Internet sont exclues du chiffre d'affaires servant de référence au calcul du loyer variable.

🛠️ Et si la catégorie n'existe pas ?
Si aucune catégorie existante ne correspond à une règle particulière prévue dans le bail, il est possible de créer une catégorie sur mesure dans les données financières du site. Cela permet d'adapter le paramétrage aux spécificités du contrat plutôt que de sélectionner une catégorie qui ne correspondrait pas exactement à la définition contractuelle.

⚠️ POINT DE VIGILANCE : Ne pas choisir une catégorie uniquement parce que son intitulé semble proche. La catégorie retenue doit correspondre à la définition contractuelle du CA et aux modalités de déclaration prévues dans le bail.

⚡Déclaration des Consommations Energétiques :
Certains contrats prévoient également la transmission d'informations relatives aux consommations énergétiques.
Le paramétrage permet d'enregistrer cette obligation et de suivre la date à laquelle les informations doivent être transmises.

🛡️ Attestation d'Assurances : Le suivi peut également porter sur la transmission des attestations d’assurance prévues au contrat.

💡 ASTUCE LEASUP : Pour les documents tels que les attestations d'assurance, il est pertinent de conserver le document transmis dans la base documentaire du contrat afin de disposer à la fois du suivi de l'obligation et de son justificatif.

Après enregistrements de toutes vos déclarations, vous obtenez le récapitulatif suivant. A partir de cet écran, vou pouvez exporter votre liste de déclarations, modifier ou supprimer une déclaration.

3- LES ALERTES

🚨 L’INTÉRÊT PRINCIPAL DU DISPOSITIF
Une fois les paramètres de la déclaration enregistrés, il convient de paramétrer les alertes correspondantes pour générer les rappels automatiques.
Le paramétrage de l'obligation et de l’alerte permet ainsi de disposer d'un suivi automatisé dans le temps.

💡 ASTUCE LEASUP : L'intérêt est particulièrement important pour les déclarations récurrentes : plutôt que de créer une alerte manuellement chaque mois ou chaque année, le paramétrage initial permet d'automatiser le suivi des échéances futures.

⚠️ IMPORTANT : Vous recevrez une seule alerte regroupant l’ensemble des sites concernés. Il n’y aura donc pas une alerte distincte pour chaque site.

📌 À RETENIR : Déclaration paramétrée + Alerte paramétrée = échéance suivie.

=> Pour le paramétrage, se référer à l’article « Créer et gérer des alertes »

4- QUE FAIRE EN CAS DE MODIFICATION DU BAIL ?

Une modification du contrat peut avoir une incidence sur les obligations déclaratives.
En cas d'avenant, de modification des conditions du bail ou de changement de périodicité, il est donc important de vérifier que le paramétrage de la déclaration reste conforme aux nouvelles dispositions contractuelles.

⚠️ POINT DE VIGILANCE : Ne pas considérer que le paramétrage initial reste nécessairement valable pendant toute la durée du bail.

Après une modification contractuelle, vérifier notamment :

la nature de l'obligation ;
sa périodicité ;
les dates de transmission ;
les conditions particulières ;

⭐ ASTUCES & REFLEXES LEASUP

📌 Paramétrer dès la création du contrat : Lorsque le bail prévoit des obligations déclaratives récurrentes, penser à les paramétrer dès que possible afin que le suivi et les alertes soient opérationnels.

📄 Se référer au bail : Toujours vérifier les dispositions contractuelles avant de renseigner les paramètres.

🔄 Automatiser plutôt que rappeler manuellement : Pour une obligation récurrente, privilégier le paramétrage de la déclaration plutôt que la création manuelle d'une multitude d'alertes.

🛡️ Associer obligation et justificatif : Lorsqu'une déclaration donne lieu à la transmission d'un document, conserver celui-ci dans la base documentaire du contrat !

🔎 Contrôler après un avenant : Toute modification du bail doit être l'occasion de revoir les obligations déclaratives et les échéances associées.

Mis à jour le : 22/09/2026

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